Comment faire une signature électronique facilement ?
La signature électronique s’est imposée comme un outil incontournable au sein des entreprises. Elle garantit la conformité de vos documents et représente un gain de temps considérable dans le processus de signature. Découvrez comment faire une signature électronique à valeur juridique avec la solution Oodrive Sign.
Créer une signature électronique : la question préalable du certificat
Avant d’entrer dans le vif du sujet et expliquer comment créer une signature en ligne, il est indispensable d’apporter deux précisions. D’abord, la signature électronique n’est pas un simple équivalent numérique de la signature manuscrite : signer sur l’écran d’une tablette tactile ou scanner votre signature habituelle pour l’apposer sur un document dématérialisé ne suffit pas. Il convient donc d’utiliser un logiciel de signature électronique. La démarche permettant de générer, puis d’utiliser une e-signature, est bien plus complexe (mais aussi – et c’est le but – bien plus sécurisée).
Ensuite, la valeur juridique d’une signature électronique (identique à celle d’une signature manuscrite) repose sur deux conditions. L’identité du signataire : elle doit être vérifiée par le biais d’un certificat électronique (délivré par une Autorité de Certification). Cette signature doit être apposée via un outil spécifique – par exemple, un portail web dédié – qui permet de sceller l’engagement du signataire et de garantir l’intégrité du document signé. Une fois le certificat ad hoc en votre possession, et l’accès à une plateforme sécurisée paramétré, vous pouvez signer et faire signer vos documents dématérialisés : PDF, Word, tout autre document.
Comment créer et faire une signature électronique avec Oodrive Sign ?
Etapes pour créer une signature électronique
Choisissez vos documents à faire signer et déposez-les dans l’interface Oodrive Sign.
Ajoutez le ou les signataires, puis optez pour le mode de signature : en face à face, à distance ou bien les deux si plusieurs signataires ont des besoins ou impératifs différents.
Oodrive Sign génère le PDF finalisé tel qu’il doit être présenté, lu et signé. La solution collecte ensuite les signatures électroniques de chacun des signataires.
Le tiers de confiance, certifie et horodate le ou les documents et ses éventuelles annexes ainsi que l’identité de chacun des signataires. Le document est ensuite scellé puis archivé avec ses éléments. Vous trouverez votre dossier de preuves dans le back office.
Validation de la signature électronique
Une fois la demande de signature complétée sur le logiciel, chaque signataire reçoit une notification par e-mail l’invitant à consulter le ou les documents en attente de signature. Cet e-mail contient un lien sécurisé qui permet d’accéder directement à l’interface de signature, où le signataire peut prévisualiser le document, vérifier son contenu et apposer sa signature électronique en toute sécurité. Selon le niveau de signature requis, une authentification supplémentaire (ex. code SMS, certificat électronique) peut être demandée pour garantir l’intégrité et la validité juridique de la signature. Une fois signé, le document est automatiquement archivé et accessible aux parties concernées.
Comment faire une signature électronique en tant que signataire ?
Dans la notification que vous avez reçue, cliquez sur le lien intégré ou copiez-le dans votre navigateur web.
Sur l’interface de signature électronique Oodrive Sign, visualisez le(s) document(s) à signer et accédez à l’outil de signature, tout en bas à droite de la page.
Cochez la case « J’accepte les CGU » pour valider la demande. Le cas échéant, vous pouvez rejeter cette demande et notifier votre décision à l’émetteur.
Si les CGU sont acceptées, un SMS comprenant un code de vérification unique à six chiffres est envoyé sur votre téléphone portable.
Inscrivez le code dans le champ approprié et cliquez sur le bouton « Signer ».
Enfin, vérifiez le statut de votre signature en cliquant sur le bouton ad hoc. Vous avez terminé, votre document est signé !
Vous savez désormais comment faire une signature électronique sur Oodrive Sign, tant du côté de l’émetteur de la demande, que du côté du signataire. C’est une démarche simple, rapide et sécurisée pour signer et faire signer vos documents en ligne.
Les cas d'utilisation de la
signature électronique
La signature électronique permet de signer et de faire signer tous types de documents, dès lors qu’ils existent en format numérique : contrat, facture, fiche de paie, devis, etc. Pratique et facile à apposer, elle peut être utilisée dans de nombreux cas de figure :
- Dans le cadre de la transformation numérique des entreprises ;
- Dans une logique de réduction des coûts grâce à la dématérialisation des processus ;
- Dans tous les secteurs d’activité : Juridique, Immobilier, Ressources Humaines, Finance, Achats, etc ;
- Dans certains cas réglementés, comme les appels d’offres des marchés publics, où son usage est obligatoire pour les entreprises.
Quels sont les bénéfices
de la signature électronique ?
En plus de simplifier les processus de signature, la signature électronique offre son lot d’avantages.
Avantages par rapport à la signature manuscrite
La signature électronique offre de nombreux avantages par rapport à la signature manuscrite, notamment en matière de rapidité, de sécurité et d’optimisation des processus.
La sécurité :
La signature électronique est infalsifiable, inaltérable, irrévocable et non-réutilisable. Elle permet d’identifier le signataire de façon certaine, et garantit l’intégrité et la conformité du document en le scellant au moment où le signataire donne son consentement. Ce qui la rend bien plus sûre que la signature manuscrite. Veillez à adoptez une solution souveraine et en conformité avec le règlement eIDAS.
Le gain de temps :
Une signature électronique se fait en un instant et en quelques clics, quand une signature manuscrite peut prendre des heures, voire des semaines si les signataires ne sont pas sur place.
La facilité d’utilisation :
Vous signez en quelques clics, avec une plateforme intuitive et simple d’utilisation.
La simplification des échanges :
Dès lors que vous savez comment faire une signature électronique, vous pouvez traiter en toute simplicité avec des intervenants installés à des milliers de kilomètres de distance, et signer tous les documents indispensables en toute sécurité.
La réduction des coûts :
vous éliminez du processus de signature toutes les démarches physiques coûteuses (impression des documents, transmission par courrier ou par coursier…), et le gain de temps à lui seul vous permet de faire de belles économies.
Valeur juridique en France
En France, la signature électronique est juridiquement reconnue et encadrée par le règlement eIDAS. Ce règlement garantit l’interopérabilité et la reconnaissance légale des signatures électroniques dans tous les États membres de l’UE.
Selon l’article 1367 du Code civil, une signature électronique a la même valeur probante qu’une signature manuscrite, à condition qu’elle garantisse : l’identité du signataire, l’intégrité du document signé, l’impossibilité de contester la signature.
Découvrez l’outil de signature électronique de confiance pour les professionnels. Fluidifiez votre activité et gagnez du temps avec la signature en ligne.
Comparaison des niveaux de sécurité des signatures électroniques
Toutes les signatures électroniques ne se valent pas en termes de sécurité et de reconnaissance légale. Selon le type de document signé et son niveau d’importance, il est essentiel de choisir le bon niveau de protection.
Différents niveaux de sécurité
La sécurité d’une signature électronique dépend de son niveau de certification :
- La signature électronique simple (SES) : peu contraignante, mais moins sécurisée. Elle est utilisée pour des documents à faible enjeu.
- La signature électronique avancée (AES) : elle garantit l’intégrité et l’identité du signataire grâce à un certificat.
- La signature électronique qualifiée (QES) : elle offre le plus haut niveau de sécurité, avec une authentification forte et un stockage sécurisé.
Comment bien choisir le bon niveau de sécurité ?
Le choix du niveau de sécurité dépend du contexte d’utilisation :
- Documents internes ou de faible importance : signature simple;
- Contrats et documents engageants : signature avancée;
- Documents à forte valeur juridique (marchés publics, contrats notariés, actes légaux)
Conseils pratiques pour choisir et utiliser un logiciel de signature électronique
Le choix d’un logiciel de signature électronique ne doit pas être laissé au hasard. Il est crucial d’opter pour une solution adaptée aux besoins de l’entreprise, garantissant à la fois sécurité, conformité et simplicité d’utilisation. Avant de prendre une décision, plusieurs critères doivent être pris en compte pour sélectionner un prestataire fiable et performant. »
Critères pour sélectionner un prestataire
Avant de choisir un logiciel de signature électronique, il est important d’évaluer plusieurs critères :
- La conformité réglementaire : le prestataire doit être certifié eIDAS et reconnu par une Autorité de Certification (AC).
- La facilité d’utilisation : L’interface doit être intuitive et accessible.
- L’intégration avec les outils existants : vérifier la compatibilité avec le CRM, l’ERP ou tout autres logiciels utilisés en entreprise.
- La sécurité et l’hébergement des données : vérifier où sont stockées les données et les garanties de protection offertes.
- Le support client et l’accompagnement : un bon support est essentiel en cas de problème technique.
Intégration dans les processus d'entreprise
L’implémentation d’une solution de signature électronique doit s’intégrer aux flux de travail existants :
- L’automatisation des processus : intégration avec des logiciels de gestion documentaire pour fluidifier les échanges.
- La formation des équipes : sensibilisation aux bonnes pratiques et aux usages légaux.
- L’audit et le suivi : mise en place de rapports et de suivis pour assurer la traçabilité des signatures.
Obligations légales concernant l'archivage des documents signés électroniquement
L’archivage des documents signés électroniquement est soumis à plusieurs obligations :
- Le respect des normes de conservation : la durée de conservation doit être conforme aux exigences légales
- L’utilisation d’un coffre-fort numérique : pour garantir l’intégrité et la pérennité des documents, un archivage dans un système certifié NF Z42-013 est recommandé.
- La traçabilité et l’auditabilité : il doit être possible de prouver l’origine, l’intégrité et la validité de la signature à tout moment.
L’utilisation de la signature électronique permet d’améliorer la productivité en réduisant les délais et les tâches administratives :
- L’accélération des processus commerciaux : les contrats peuvent être signés et validés en quelques minutes, accélérant les transactions.
- La réduction des erreurs : moins de risques de documents incomplets ou mal remplis.
- L’amélioration de l’expérience client et collaborateur : processus plus fluide, moins de friction administrative.
Une meilleure gestion documentaire : archivage simplifié et accessible en quelques clics.
Impacts de la signature électronique sur la productivité et l'efficacité des entreprises
L’utilisation de la signature électronique permet d’améliorer la productivité en réduisant les délais et les tâches administratives :
- L’accélération des processus commerciaux : les contrats peuvent être signés et validés en quelques minutes, accélérant les transactions.
- La réduction des erreurs : moins de risques de documents incomplets ou mal remplis.
- L’amélioration de l’expérience client et collaborateur : processus plus fluide, moins de friction administrative.
Une meilleure gestion documentaire : archivage simplifié et accessible en quelques clics.
Contribution de la signature électronique à la transformation numérique des entreprises
La signature électronique est un moteur clé de la transformation numérique des entreprises. Elle permet de réduire la dépendance au papier et de digitaliser les flux documentaires. Cette dématérialisation améliore l’efficacité et simplifie la gestion administrative. Elle contribue aussi à la réduction de l’empreinte écologique en limitant l’usage du papier, de l’encre et du transport. Sur le plan réglementaire, elle garantit une meilleure traçabilité des documents et renforce la conformité aux normes en vigueur. Enfin, elle améliore la compétitivité des entreprises en rendant leurs processus plus rapides et plus flexibles face aux évolutions du marché.
« La solution Oodrive Sign aide nos clients à relever le défi de la dématérialisation des signatures. Outre des procédures plus rapides, l’utilisation de cet outil permet de réduire le nombre de documents et d’optimiser l’archivage. Il n’y a donc que des bénéfices ! »
