Dans certains contextes, les entreprises doivent échanger des données de nature extrêmement sensible : afin de prévenir tout risque de diffusion, celles-ci ne peuvent en aucun cas transiter sur le réseau interne de la société ni être transmises par les moyens de communication habituels.
Comment permettre dès lors la mise à disposition de documents hautement confidentiels en toute sécurité, en gardant un contrôle total sur ceux qui y accèdent et sur les actions qu’ils effectuent ?
Pendant longtemps, la solution a pris la forme d’une pièce dédiée au sein de l’entreprise, la data room. Un dispositif physique qui montre vite ses limites et que l’on peut aujourd’hui avantageusement remplacer par une data room virtuelle sécurisée.
Dans cet article, nous allons voir dans quel contexte ce type de solution peut se révéler profitable et quels sont les bénéfices de cette transition vers le numérique.
Dans quel contexte recourir à une data room virtuelle sécurisée ?
Les datarooms virtuelles peuvent constituer un allié précieux dans toutes les situations exigeant un contrôle absolu de la confidentialité des données.
Voyons ensemble quelques exemples d’utilisation :
Dans le contexte d’une fusion-acquisition – Les opérations de rachat d’une entreprise par une autre peuvent mobiliser des interlocuteurs situés partout dans le monde, avec des différences de fuseau horaire parfois importantes.
La data room permet de leur offrir un accès 24h/24 aux documents clés : un véritable gain de temps mais aussi des économies substantielles car on leur épargne ainsi des déplacements.
C’est aussi un excellent moyen de mieux gérer la volumétrie de documents associée à de telles opérations.
Pour les cessions-acquisitions de brevets d’invention ou de marques de fabrique – Une entreprise est parfois amenée à céder des brevets qu’elle détient, ou certains signes distinctifs de sa marque.
Ces éléments, qui constituent sa propriété intellectuelle ou industrielle, ont une importance stratégique extrême car ils déterminent la valeur ajoutée de l’entreprise sur son marché.
La data room évite qu’ils ne tombent entre les mains de la concurrence, perdant ainsi toute valeur marchande.
Pour la gestion d’actifs immobiliers – Un projet immobilier mobilise de nombreux interlocuteurs, des notaires aux investisseurs en passant par les avocats, asset managers ou acquéreurs potentiels.
La data room permet de mettre à leur disposition les documents nécessaires à la transaction tout en cloisonnant les accès afin que chacun n’accède qu’aux pièces qui le concernent.
Pour les ressources humaines – Certains documents traités par les services de ressources humaines revêtent un caractère particulièrement sensible et ne doivent pas tomber entre toutes les mains.
Une data room virtuelle sécurisée peut permettre, par exemple, de protéger les informations relatives aux plans sociaux.
Dans le cas des données financières – Certaines données financières revêtent un caractère stratégique : les investissements ou optimisations fiscales ne peuvent pas être portées à la connaissance de n’importe qui.
En les conservant dans une data room virtuelle, vous veillez à en réserver l’accès aux personnes autorisées.
Ces exemples montrent à quel point ce type de solution peut se prêter à différents usages d’une situation à l’autre et d’un milieu professionnel à l’autre.
De la data room physique à la data room virtuelle sécurisée
La data room traditionnelle se résumait à une pièce dédiée au sein de l’entreprise, où l’on entreposait les documents les plus sensibles sur des supports papier, en maintenant une surveillance stricte des accès et actions de chacun : consultation des documents en lecture seule (aucune copie autorisée, ni sous forme de photo ni sous forme de photocopie), tenue d’un registre pour conserver une trace des visiteurs, vérification à la sortie pour s’assurer qu’ils n’emportent aucun document, etc.
Ce type de data room comporte des limites évidentes. En effet, il est nécessaire de se rendre en personne dans la pièce afin de consulter les documents utiles à une prise de décision.
Lors de grosses opérations mobilisant des acteurs internationaux, cette obligation de se déplacer peut représenter une contrainte significative.
Grâce à Internet, on peut désormais pallier à ces problématiques géographiques sans pour autant compromettre la sécurité des données échangées.
C’est ainsi que sont nées les datarooms virtuelles. Elles permettent de mettre à disposition des documents sensibles sur une plateforme dédiée disposant d’un niveau de sécurité très élevé : authentification forte par SMS ou certificat électronique, chiffrage des documents et des transferts, fonctionnalités offrant un contrôle avancé des documents.
Par exemple, ce type de plateforme peut proposer un accès aux documents en lecture seule ou encore un filigrane dynamique qui affiche le nom de l’utilisateur sur tout document mis à disposition en ligne, de telle sorte qu’il soit identifiable si une capture d’écran venait à faire surface.
La data room virtuelle sécurisée peut fonctionner de manière imperméable, indépendante du réseau de l’entreprise mais aussi de manière mutuellement exclusive à chaque participant, de telle sorte que l’un ne puisse pas connaître l’identité des autres personnes qui y ont accès. L’administrateur peut ouvrir ou fermer la data room en fonction des besoins.
Certaines datarooms virtuelles proposent aussi des fonctionnalités interactives, comme la possibilité d’échanger avec le gestionnaire de la data room via un module questions-réponses.
Conclusion
Lorsque vous choisissez une solution de data room virtuelle, pensez à étudier sa sécurité (authentification, chiffrement, lieu d’hébergement des données, etc) mais aussi son ergonomie : afin d’être adoptée rapidement par vos interlocuteurs, la data room virtuelle doit avoir un fonctionnement intuitif et une interface que l’utilisateur peut s’approprier sans formation.
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