Signature électronique

Comment créer une signature électronique ?

Comment créer une signature électronique avec oodrive_sign ? On vous explique la marche à suivre pas à pas.

| Le 24.11.2020

Comment créer une signature électronique ?

En savoir plus
Rien de plus facile que de signer un document papier : il suffit de prendre un stylo et de répéter un geste bien connu. Mais quand il s’agit d’apposer une signature électronique, les choses se compliquent – car le stylo n’a aucun rôle à jouer ! Si vous souhaitez bénéficier d’une signature numérique adossée à des garanties de sécurité (notamment dans le cas des signatures « avancées » et « qualifiées »), vous devez utiliser un outil dédié : un logiciel de signature comme oodrive_sign. On vous explique comment créer une signature électronique, étape par étape, sur notre solution.

Créer une signature électronique : la question préalable du certificat

Avant d’entrer dans le vif du sujet et d’expliquer comment créer une signature électronique, il est indispensable d’apporter deux précisions. D’abord, la signature électronique n’est pas un simple équivalent numérique de la signature manuscrite : signer sur l’écran d’une tablette tactile ou scanner votre signature habituelle pour l’apposer sur un document dématérialisé, cela ne suffit pas. La démarche permettant de générer, puis d’utiliser une signature électronique, est bien plus complexe (mais aussi – et c’est le but – bien plus sécurisée). Ensuite, la valeur juridique d’une signature électronique (identique à celle d’une signature manuscrite, depuis que la loi du 13 mars 2000 l’a introduite dans le droit français) repose sur deux conditions : l’identité du signataire doit être vérifiée par le biais d’un certificat électronique (délivré par une Autorité de Certification comme CertEurope), et cette signature doit être apposée par le biais d’un outil spécifique – par exemple, un portail web dédié – qui permet de sceller l’engagement du signataire et de garantir l’intégrité du document signé. Ce n’est qu’une fois le certificat ad hoc en votre possession, et l’accès à une plateforme sécurisée paramétré, que vous pouvez signer vos documents dématérialisés – toutes sortes de documents. Maintenant que nous avons fait le point, il est pertinent de nous demander comment créer une signature électronique avec oodrive_sign.

Comment créer une signature électronique ?

Vous vous apprêtez à utiliser pour la première fois la solution oodrive_sign et vous vous demandez comment créer une signature électronique. C’est ce que nous allons voir pas à pas, en commençant par traiter le problème du point de vue de l’émetteur de la demande. Voici le déroulé :
  1. Connectez-vous à l’interface de signature électronique oodrive_sign, cliquez sur le bouton de connexion et entrez vos identifiants. Authentifiez-vous pour accéder à votre tableau de bord.
  2. Créez une collecte de signature en cliquant sur le bouton dédié, situé en haut à gauche sur votre tableau de bord. Dans la fenêtre qui s’ouvre alors, vous devez donner un nom à votre collecte et renseigner une date limite de signature (à choisir sur un calendrier). Puis, uploadez le(s) document(s) à signer, et cliquez sur « Suivant ».
  3. Ajoutez les signataires. Vous pouvez choisir parmi des signataires déjà renseignés sur l’outil, simplement en inscrivant les premières lettres du nom ou de l’adresse mail de la personne souhaitée. Ou définir un nouveau signataire en cliquant sur « Ajouter » et en remplissant les champs obligatoires (le numéro de téléphone est indispensable, puisqu’un code de vérification sera envoyé au signataire pour qu’il puisse valider sa signature). Vous n’avez plus qu’à cliquer sur « Envoyer » pour transmettre le(s) document(s) à signer aux personnes concernées.
  4. Récupérez le(s) document(s) signé(s). En cliquant sur le menu « Collecte » dans votre tableau de bord, vous pouvez à tout moment vérifier où en est la collecte des signatures. Quand un participant a rempli sa mission, le mot « Signé » apparaît en vert à droite de son nom. Dès que tous les signataires se sont manifestés, vous n’avez plus qu’à télécharger le(s) document(s) en cliquant sur le(s) lien(s).
  5. Ouvrez le(s) document(s) à l’aide d’un logiciel PDF comme Acrobat Reader et vérifiez que les signatures ont bien été apposées.

La démarché de signature électronique du point de vue des signataires

Une fois la demande de signature remplie sur la plateforme, chaque signataire reçoit un email l’invitant à consulter le ou les document(s) envoyé(s) en attente de sa signature. Mais comment créer une signature électronique quand on est signataire ? Si vous êtes dans ce cas de figure, c’est une autre procédure qui démarre :
  1. Dans la notification que vous avez reçue, cliquez sur le lien intégré ou copiez-le dans votre navigateur web.
  2. Sur l’interface de signature électronique oodrive_sign, vous pouvez visualiser le(s) document(s) à signer et accéder à l’outil de signature, tout en bas à droite de la page.
  3. Cochez la case « J’accepte les CGU » pour valider la demande. Le cas échéant, vous pouvez rejeter cette demande et notifier votre décision à l’émetteur. Si vous avez accepté, un SMS comprenant un code de vérification unique à six chiffres est envoyé sur votre téléphone portable.
  4. Inscrivez le code dans le champ approprié et cliquez sur le bouton « Signer ».
  5. Enfin, vérifiez le statut de votre signature en cliquant sur le bouton ad hoc. Vous avez terminé !
Vous savez désormais comment créer une signature électronique sur oodrive_sign, tant du côté de l’émetteur de la demande que du côté du signataire. Comme vous pouvez le constater, cette démarche est simple et quelques étapes suffisent. C’est l’un des nombreux avantages de l’outil : il est immédiatement accessible et aisé à prendre en main, même pour des utilisateurs qui ne sont pas experts en matière d’informatique.

Signez électroniquement vos documents et garantissez leur intégrité

Choisissez une solution de signature électronique facile à prendre en main et conforme aux exigences légales (règlement eIDAS, référentiel RGS), adossée à un Tiers de Confiance rigoureux !

Questions fréquentes

Créer et utiliser une signature électronique

  • 1
    1

    Les certificats, indispensables pour créer une signature électronique de type « avancé » ou « qualifié », sont délivrés par des prestataires privés appelés Tiers de Confiance qui contrôlent l’identité des demandeurs. Oodrive_sign est adossée à la première Autorité de Certification en France, CertEurope.

  • 1
    1

    En tant qu’émetteur de la demande, vous devez vous connecter à une solution de signature électronique, créer une collecte, uploader les documents à signer, puis transmettre ceux-ci aux signataires désignés. Vous n’avez plus ensuite qu’à récupérer les documents signés, et vérifier que tout est en règle.

  • 1
    1

    Une signature électronique n’est pas visuelle : elle est « cryptographique », c’est-à-dire qu’elle prend la forme d’une suite de chiffres, associée au document signé et invisible à l’œil. Certains logiciels de signature proposent désormais une option d’affichage de la signature numérique.

Gérez vos données sensibles en toute confiance