Productivité
Publié le Oct 21, 2015
Dernière mise à jour 21.10.2015

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Pourquoi conseil d’administration et dématérialisation sont le duo gagnant ?

Améliorer la performance d’un conseil d’administration grâce à la dématérialisation

Il n’y pas si longtemps encore, pour assister à un conseil d’administration, il fallait parfois prendre un vol ou un train avec, sous le bras, des dossiers aussi volumineux qu’un annuaire téléphonique. En termes de performance, de productivité et d’optimisation des coûts, on pouvait difficilement faire pire. Aujourd’hui, vous avez la possibilité de vous rendre au conseil d’administration sur votre ordinateur ou sur votre tablette. Et ceci grâce à la dématérialisation.

Gagnez du temps et économisez des ressources grâce à la dématérialisation

Il convient avant tout de répondre à une question que beaucoup se posent encore : qu’est-ce que la dématérialisation ? La dématérialisation consiste à convertir un document papier en document électronique. Concrètement, dans le cadre des conseils d’administration, une solution dématérialisée est un portail accessible via Internet qui vous permet d’organiser vos réunions de manière efficace et sécurisée. Depuis votre PC ou votre tablette, vous pouvez créer l’ordre du jour, inviter les autres administrateurs, solliciter leur avis sur telle ou telle question et partager des documents.

Ces échanges à distance supposent un gain de temps considérable, en particulier pour les administrateurs dispersés géographiquement. Ainsi, les administrateurs disposeront de plus de temps pour se concentrer davantage sur des questions importantes telles que la prise de décision ou la définition de la politique de l’entreprise.

La dématérialisation, synonyme de bonne gouvernance et de développement durable

L’introduction du numérique dans l’univers corporate est un pari d’avenir. En effet, les administrations tendent déjà à se dématérialiser, et le secteur privé n’aura d’autre choix que de suivre le pas de cette évolution. La dématérialisation contribue à améliorer les pratiques de bonne gouvernance. Symbole de respect de l’environnement et de développement durable, elle renforce l’image de votre entreprise et peut vous aider à attirer de nouveaux clients.

Elimination des documents papier, optimisation des coûts et de la confidentialité des données, mobilité, flexibilité : la dématérialisation offre un éventail d’avantages qui poussent les entreprises et les collectivités à prendre le virage du numérique. Les conseils d’administration peuvent eux aussi tirer leur épingle du jeu.

Optimisation des coûts

La dématérialisation des conseils d’administration élimine les coûts associés à la gestion du papier (impressions, photocopies, envois postaux, messagers…) et permet à l’entreprise de réduire considérablement sa consommation d’énergie. Les frais de transports peuvent également être source d’économie, les participants au conseil d’administration peuvent être dans des lieux géographiques différents.

Accès aux documents et flexibilité

Les administrateurs étant souvent dispersés géographiquement, disposer d’une solution dématérialisée leur permet de partager facilement et rapidement des documents. Même en déplacement, ils sont en mesure de prendre connaissance de l’ordre du jour, d’annoter les documents et de communiquer grâce au mode offline.

Une meilleure protection des données confidentielles

  • Les solutions intègrent des outils qui assurent la confidentialité des documents :
  • chiffrement des données et des transferts,
  • authentification forte,
  • sécurisation des accès mobiles,
  • données hébergées dans des data centers certifiés.

Dématérialisation des conseils d’administration, comment ça marche ? Comment réussir la transition ?

Vous songez à dématérialiser votre conseil d’administration et vous vous demandez si vous avez les compétences nécessaires pour maîtriser une solution sécurisée de partage de fichiers ? Quel que soit votre degré d’expertise, la réponse est oui. Et pour cause, vous hériterez d’une plateforme qui vous accompagnera pendant toutes les étapes du cycle de vie de vos réunions.

Une interface intuitive et une bonne prise en main

Premier point important à signaler : votre fournisseur prendra en charge le déploiement de votre solution en se rendant physiquement sur votre site. Il formera les utilisateurs, répondra à toutes vos questions et vous proposera un support multilingue. Ensuite, vous n’aurez plus qu’à explorer la solution et à organiser vos réunions. Vous pourrez y accéder depuis votre PC, votre smartphone ou votre tablette après avoir introduit votre mot de passe sécurisé. En quelques clics, vous consulterez votre agenda, l’ordre du jour de la prochaine réunion et les documents associés que l’organisateur aura préalablement déposés sur la plateforme. En amont de la réunion, vous pourrez également annoter les documents et communiquer avec les autres administrateurs. Si vous êtes en déplacement, le mode offline vous permettra de les consulter en toute sécurité à tout moment. Un système de notification automatique vous informera en cas de modification.

Une solution sécurisée qui garantit la confidentialité des données

Compte tenu du caractère sensible des informations partagées par les membres du conseil d’administration, la solution de partage déployée doit être capable de garantir une protection optimale des données. La sécurité des données partagées est garantie à plusieurs niveaux :

  • chiffrement des données,
  • authentification forte par certificat ou mot de passe,
  • données compressées à la volée (chiffrement TLS),
  • antivirus intégré qui scanne tous les documents déposés sur la plateforme,
  • traçabilité applicative (contrôle des connexions et des actions réalisées),
  • possibilité de bloquer l’accès par les applications mobiles,
  • mise en place d’un dispositif spécifique qui permet de conserver les clés de chiffrement dans un boîtier cryptographique de type HSM,
  • données hébergées en mode SaaS dans des data centers certifiés ISO 27001 et conformes aux standards Tier III

Conseils d’administration et sécurité mobile

En optant pour une solution dématérialisée, vous disposerez d’une palette d’options qui vous permettra de renforcer l’accès aux documents associés aux conseils d’administration depuis les appareils mobiles. Ainsi, vous pourrez adapter le degré de protection des fichiers en fonction de la politique de sécurité de votre entreprise : choix des codes PIN, blocage de fonctionnalités, remote wipe, contrôle du cache à distance…

Zéro papier : de grands changements pour de grands enjeux

Si vous songez à passer au zéro papier, vous ne pouvez pas définir la stratégie de votre entreprise sans tenir compte de grands bouleversements tels que l’omniprésence des réseaux sociaux, les applications mobiles, le Cloud et le big data.

Pour garantir le succès de votre transition, vous devez vous poser les questions suivantes :

  • Avons-nous mis en place un plan informatique stratégique ? Est-il cohérent avec la stratégie de l’entreprise ?
  • Avons-nous une cellule technologique permettant d’intégrer le numérique dans notre développement ?
  • L’intégrité des données est-elle garantie par la direction ?
  • Avons-nous les compétences nécessaires pour mettre en place et assurer le suivi de la stratégie établie ?
  • Nos données seront-elles sécurisées ?
  • Quels sont les risques liés à la dématérialisation ? Les avons-nous évalués et avons-nous planifié des audits ?
  • Les procédures du système d’information sont-elles conformes aux normes en vigueur ?

Dématérialisez votre conseil d’administration sur des serveurs français pour échapper aux lois américaines

Si vous désirez prendre le train du numérique, vous devez dématérialiser votre conseil d’administration. Les CA sans papier permettent d’échanger des documents de manière sécurisée depuis un ordinateur ou une tablette. Suppression des documents papier, optimisation des coûts, protection maximale des données, meilleur accès aux documents, développement durable : les avantages de la dématérialisation sont nombreux. A l’heure de choisir votre data center, mieux vaut éviter les services d’hébergement américains soumis au Patriot Act et de se tourner vers un serveur français.

 Qu’est-ce que le Patriot Act ?

Le Patriot Act est une loi antiterroriste adoptée après les attentats du 11 septembre 2001. Elle autorise les services de sécurité américains comme la CIA et le FBI à accéder à toutes les données hébergées sur les serveurs américains sans autorisation préalable, en cas de suspicion d’activité terroriste. Dans la pratique, ces organismes peuvent consulter vos informations confidentielles à votre insu.

 Une telle pratique est-elle possible en France ?

Non. Elle est interdite en France et dans l’ensemble de l’Union européenne, car elle va à l’encontre des lois relatives à la confidentialité et à la protection des données. Si vous hébergez vos données sur un serveur français, tous les documents de votre conseil d’administration déposés sur la plateforme seront protégés. Héberger ses données en France offre une meilleure sécurité juridique, et contribue à réduire le risque d’intrusion, d’espionnage ou de vol de données

Pour conclure 10 raisons de choisir de dématérialiser vos conseils d’administration

Offrir un accès simple et rapide aux documents tout en garantissant la confidentialité des données sensibles : tel est le véritable défi des conseils d’administration. Voici dix bonnes raisons de dématérialiser votre conseil d’administration.

  1. Authentification des connexions

Chaque administrateur accède à la plateforme en introduisant un mot de passe sécurisé. Vous pouvez configurer le choix des mots de passe en fonction de la politique de sécurité de votre société.

  1. Chiffrement des données

La sécurité des échanges est renforcée par un algorithme qui chiffre les données.

  1. Intégrité

Les conseils sans papier intègrent des outils qui évitent qu’un document déposé soit altéré. L’intégrité des données est un critère indispensable pour conférer à un document électronique la même valeur légale qu’un document papier.

  1. Centralisation des documents

L’ordre du jour et les documents afférents à votre réunion sont déposés sur la plateforme, peuvent être consultés et annotés sans être imprimés depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Vous pouvez ainsi partager vos documents en déplacement sans emporter avec vous des documents confidentiels susceptibles d’êtes égarés ou dérobés.

  1. Traçabilité

L’administrateur dispose de fonctionnalités qui lui permettent de contrôler les accès et les actions réalisées sur la plateforme. Vous savez rapidement qui a consulté tel document et à quel moment.

  1. Meilleure communication entre les administrateurs

Les conseils sans papier sont conçus pour faciliter la communication entre les administrateurs avant, pendant et après chaque réunion. Tout reste en interne et vous n’avez plus besoin d’envoyer des informations importantes (stratégie de l’entreprise, données financières…) par email.

  1. Sécurité mobile

Si vous le souhaitez, vous pouvez bloquer les accès par les applications mobiles ou exiger l’introduction d’un code de sécurité.

  1. Horodatage

Certains prestataires proposent l’horodatage des fichiers. Il est surtout utilisé à des fins juridiques, pour prouver quel jour et à quelle heure un document a été déposé.

  1. Des centres d’hébergement ultra sécurisés

Toutes les données stockées sur la plateforme sont conservées dans des data centers qui bénéficient d’une surveillance physique et vidéo 24h/24 et de dispositifs de protection contre les incendies. Veillez à sélectionner un prestataire qui dispose de sites d’hébergement certifiés ISO 27001 pour garantir une meilleure protection de vos données.

  1. Privilégiez les serveurs français

A l’heure de choisir votre prestataire, assurez-vous qu’il héberge vos données en France, afin d’échapper au Patriot Act. Ainsi, personne ne pourra accéder à vos données sans votre consentement.

5 conseils pour préparer efficacement votre réunion de conseil d’administration sans papier

Vous êtes l’organisateur des réunions du conseil d’administration de votre entreprise et vous souhaitez optimiser la préparation de vos réunions sans papier ? De l’élaboration de l’ordre du jour à la participation des intervenants en amont de la réunion, vous ne devez rien négliger. Voici cinq conseils qui amélioreront vos conseils dématérialisés.

Préparez bien l’ordre du jour et le Board Book

Le succès de votre réunion sans papier commence par l’élaboration de l’ordre du jour. Il doit être conçu point par point de façon claire et méthodique. Vous devez aussi accorder une grande importance aux documents afférents à la réunion que vous joindrez à l’ordre du jour et qui constitueront votre Board Book. Limitez-vous aux documents pertinents qui faciliteront une prise de décision éclairée.

 Déposez tous les documents à l’avance

Il est important que vous déposiez vos documents sur l’espace dédié et sécurisé suffisamment tôt pour que les administrateurs aient le temps de les étudier et de porter leur réflexion sur tous les points inclus dans l’ordre du jour.

Invitez les administrateurs à se connecter et à consulter les documents

Une fois vos documents déposés, vous pouvez en un simple clic envoyer une invitation aux administrateurs. Quelle que soit leur situation géographique, un email automatique leur sera envoyé. Ils n’auront qu’à cliquer sur le lien pour prendre connaissance des documents. Cet accès sécurisé leur évitera de transporter avec eux des documents papier et réduira le risque de perte de données.

Proposez aux participants de préparer et suivre les réunions sur iPad ou tablette

La tablette et l’iPad sont très appréciés pour leur convivialité et leur côté pratique. Grâce à une application dédiée et sécurisée, les participants peuvent annoter les documents que vous leur mettez à disposition. Le mode offline leur permettra aussi d’accéder aux documents sans connexion internet, dans l’avion lors de leurs déplacements par exemple.

Pensez aux fonctionnalités disponibles pour des réunions plus dynamiques

Les solutions dématérialisées peuvent disposer d’un chat sécurisé et/ou d’un outil de sondage. Le chat apporte une nouvelle dimension au conseil d’administration. Il offre aux participants des mêmes séances un espace de confidentialité leur permettant de dialoguer et d’échanger hors du support documentaire.

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