Signature électronique

Logiciel de signature électronique : comment ça marche ?

Le recours à un logiciel de signature électronique est parfois incontournable. Comment fonctionne-t-il ?

| Le 24.11.2020

Logiciel de signature électronique : comment ça marche ?

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La signature électronique revêt de nombreux avantages, dont la diminution des délais de traitement, la réduction des coûts, et la possibilité de signer des documents depuis n’importe où. Mais, pour ce faire, vous avez besoin d’un logiciel dédié. Couplé avec un certificat numérique, cet outil permet d’apposer une signature sur différents types de documents tout en validant le consentement du signataire, en identifiant formellement ce dernier, et en protégeant l’intégrité du fichier signé. Faisons le point sur le fonctionnement d’un logiciel de signature électronique, sur ses composantes, et sur les questions pertinentes à se poser pour bien choisir sa solution.

Le logiciel de signature électronique et ses atouts

Comme la plupart des processus digitalisés, la signature électronique est soumise à une garantie de fiabilité. Dès lors qu’il est possible de signer un document numérique à distance, trois grandes questions se posent :
  • Comment s’assurer que le signataire effectif est bien la personne qui affirme avoir signé le document ?
  • Comment garantir l’engagement du signataire ?
  • Comment être sûr que le document n’a pas été modifié ultérieurement à la signature ?
Le logiciel de signature électronique permet d’apporter une réponse à ces interrogations. Cet outil fonctionne, en quelque sorte, comme un « stylo numérique » grâce auquel le signataire peut apposer sa signature sur l’ensemble des documents et des fichiers souhaités. Un tel logiciel se compose d’un certificat électronique permettant d’identifier formellement le signataire (voir plus bas) et d’un moteur de signature qui « récupère » les informations contenues dans le certificat pour les apposer sur le document. Ce faisant, une solution de signature numérique valide l’identité du signataire, scelle son engagement de façon irrévocable (de sorte qu’il n’est pas possible de remettre en cause la signature), et garantit l’intégrité du document (celui-ci ne pouvant pas avoir été modifié ni altéré entre le moment de la signature et l’instant où il est consulté par son destinataire). Cette opération est invisible pour l’utilisateur, qui se contente d’utiliser le logiciel pour signer. Notez que l’usage d’un logiciel de signature électronique n’est pas nécessaire lorsqu’il s’agit d’apposer une signature « simple ». Celle-ci peut prendre la forme d’une signature manuscrite numérisée, d’une case à cocher dans un formulaire web, d’un document signé à la main et scanné, etc. Cette signature concerne 90 % des cas de figure. Mais elle offre un niveau de sécurité très limité et un faible degré de fiabilité, ce qui la rend inadaptée à des échanges sensibles. Dans le cas d’une signature « avancée » ou « qualifiée », le recours à un logiciel de signature électronique devient indispensable, en raison de la nécessité de s’appuyer sur un certificat numérique pour conférer à la signature digitale la même valeur légale qu’une signature manuscrite.

La question du certificat électronique (un préalable à la signature numérique)

Comme on l’a vu plus haut, l’utilisation d’un logiciel de signature électronique repose en grande partie sur l’utilisation d’un certificat. Délivré par un prestataire privé de certification électronique qualifiée, ou « Tiers de Confiance » (comme CertEurope), le certificat électronique fait le lien entre le signataire et sa signature, de façon à démontrer de façon irréfutable que la personne qui a signé un document est bien celle qu’elle prétend être. Un certificat électronique, unique et nominatif, est remis au demandeur (personne physique) à la suite d’un processus strict de vérification de son identité. La rigueur de ce contrôle dépend du niveau de sécurité choisi pour la signature électronique (avancé ou qualifié), en vertu du règlement européen eIDAS et du référentiel général de sécurité (RGS). Il s’agit, en somme, d’une « carte d’identité digitale » prenant la forme d’un fichier contenant une liste d’informations au sujet du demandeur, et une clé de cryptographie qui, elle, va garantir l’intégrité du document. Une fois en possession de son certificat, le demandeur peut se servir d’un logiciel de signature électronique pour signer des documents dématérialisés en toute légalité, et engager l’entreprise qu’il représente. Cet outil fonctionne comme un prolongement du certificat en ce qu’il s’appuie sur les données contenues dans ce dernier pour authentifier le signataire, montrer qu’il est bien celui qui a apposé sa signature, et sceller le document pour le prémunir contre toute tentative ultérieure de modification ou d’altération. Grâce à l’action conjointe de l’outil et du certificat, le destinataire n’a aucun doute : il sait que son document a été signé par la bonne personne et qu’il n’a pas été altéré depuis. C’est ce processus qui confère à la signature électronique sa valeur probante sur le plan juridique. C’est ce qui fait qu’elle ne peut pas être refusée ou remise en cause au seul prétexte de son format.

Le choix d’un logiciel de signature électronique adapté

Il existe de nombreuses solutions de signature sur le marché. Au moment de choisir un logiciel de signature électronique, vous devez donc vous poser un certain nombre de questions. Les voici :
  • Quel hébergement ? Les solutions Cloud (SaaS) gagnent en popularité en raison de leurs atouts évidents (pas d’installation sur site, pas de gestion en interne, sécurisation des données stockées sur des serveurs externes protégés, accès à l’outil depuis n’importe où, mises à jour automatiques…). Mais il reste possible de trouver des outils on-premise, dont l’installation se fait sur les machines physiques, et dont les données sont ensuite stockées sur les serveurs de l’entreprise – une solution toutefois moins souple et moins sécurisée.
  • Quelle prise en main ? Un outil de signature électronique n’a de sens que s’il est utilisé par un maximum de collaborateurs. Pour cela, il doit être facile à prendre en main et permettre de signer en quelques clics.
  • Quelle intégration pour l’outil ? Un logiciel de signature électronique doit pouvoir s’intégrer aisément au SI de l’entreprise, condition sine qua non pour qu’il soit utilisé quotidiennement. Il faut donc veiller à choisir une solution compatible avec votre système d’exploitation, avec vos logiciels de travail (ERP, CRM…) et avec les documents numériques que vous avez l’habitude de signer.
  • Quelle sécurité pour les données ? Avec un logiciel SaaS, les données sont stockées sur des serveurs extérieurs à l’entreprise. Le niveau de sécurité dont jouissent ces données est donc un paramètre essentiel, notamment dans le cadre d’un archivage sur le long terme : vous devez vous assurer que les serveurs du prestataire sont installés dans des pays offrant un maximum de garanties (en Europe, les données sont protégées par un cadre légal strict).
  • Quel tiers de confiance ? Le certificat électronique étant au cœur de la fiabilité d’un logiciel de signature numérique, vous avez tout intérêt à vous informer sur le compte du tiers de confiance auquel est rattaché le prestataire de service qui vous propose une solution de signature. Par exemple, l’outil Oodrive_sign est adossé au tiers de confiance CertEurope, première Autorité de Certification en France.
Pour être sûr d’implémenter un logiciel de signature électronique performant et sécurisé, il est recommandé de porter son dévolu sur un acteur reconnu du marché, dont les solutions offrent toutes les garanties indispensables.

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Choisissez une solution de signature électronique facile à prendre en main et conforme aux exigences légales (règlement eIDAS, référentiel RGS), adossée à un Tiers de Confiance rigoureux !

Questions fréquentes

Faites le choix d’un logiciel de signature électronique adapté à vos besoins

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    Le choix d’un logiciel de signature électronique repose sur cinq critères : le type d’hébergement (SaaS ou sur site), la facilité de prise en main, la capacité d’intégration au système existant, la sécurité des données stockées, et la fiabilité du Tiers de Confiance auquel est adossé le prestataire.

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    Tout dépend du niveau de signature souhaité. Le recours à un outil dédié n’est pas nécessaire pour une signature « simple », mais indispensable pour des signatures « avancées » et « qualifiées ». Un logiciel de signature électronique permet tout de même d’apposer des signatures « simples ».

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    Un logiciel de signature électronique garantit l’identité du signataire (par le biais du certificat délivré par un tiers de confiance), la non-répudiation du document par son signataire, et l’intégrité du document. Le prestataire doit assurer la conformité de son outil avec la réglementation eIDAS.

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