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La Croix Rouge de Belgique

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La Croix Rouge de Belgique gagne en réactivité et en efficacité grâce à un outil de gestion des ressources en ligne

Fondée en 1894, la Croix-Rouge de Belgique est la plus ancienne des déclinaisons du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Crois-sant Rouge, qui compte 190 Sociétés nationales et rassemble près de 97 millions de volontaires. Cette entreprise d’intérêt public est une référence dans le domaine de l’action humanitaire. Ses 1 000 collaborateurs mènent un combat de tous les instants pour prévenir les crises, porter assistance aux personnes, et soulager les souffrances dans des situations d’urgence.

Dans ce domaine, la communication est vitale : elle passe par l’utilisation de ressources visuelles, photos et vidéos. Gérer ces médias en coordination avec les antennes locales est l’un des rôles dévolus à Manon Vomberg, Assistante de Direction en charge des Projets Audiovisuels au sein de la Croix-Rouge de Belgique. « Les contenus audiovisuels nous aident à montrer concrètement les missions sur le terrain, qu’il s’agisse d’action sociale de proximité ou de secours, et à leur donner du sens auprès du grand public. Ils sont donc au cœur de notre communication. » D’où l’importance de disposer d’un outil puissant, réactif et facile d’accès pour les utilisateurs au niveau local.

Avec la mise en place d’Oodrive Media, Manon Vomberg et son équipe bénéficient d’une solution ergonomique, pratique et intuitive. Grâce à la centralisation et à l’indexation des ressources, l’accès aux médias pertinents est plus simple et plus rapide que jamais. C’est du temps gagné, mais aussi une plus grande efficacité. « Pour moi, il n’y a aucun doute : Oodrive Media est la médiathèque en ligne la plus puissante et la plus innovante que l’on puisse imaginer », souligne Manon Vomberg.

Découvrons à quels besoins la Croix-Rouge de Belgique souhaitait répondre en implémentant une nouvelle solution de gestion des ressources, comment s’est déroulée sa mise en place, et quels avantages l’organisation en tire au quotidien.

“Par rapport aux outils que nous utilisions auparavant, c’est le jour et la nuit.”
Manon Vomberg ,
Assistante de Direction en charge des Projets Audiovisuels, Croix Rouge de Belgique
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Rationaliser la gestion des ressources visuelles

Les activités de la Croix-Rouge de Belgique ont lieu essentiellement sur le terrain, où les volontaires locaux prennent des photos qu’ils font remonter au service communication. « Ces actions ayant une forte dimension visuelle, nous nous appuyons sur les images pour montrer ce qu’il se passe sur le terrain », précise Manon Vomberg. « Mais pour la plupart, ces photos sont prises avec des smartphones : entre les soucis de qualité et l’absence de droit à l’image, nous ne sommes jamais certains de pouvoir les exploiter, d’autant qu’il est difficile de tracer leur origine. » Une autre problématique a trait aux contenus audiovisuels produits par le service communication ou réalisés par des prestataires extérieurs : de grande qualité, certes, associés à des cam-pagnes ponctuelles ou à une actualité, mais qu’il faut pouvoir partager efficacement auprès des utilisateurs.

« Le besoin de changer de solution de gestion des ressources numériques n’est pas nouveau, mais nous avons mis du temps à le concrétiser. Jusque-là, nous avions l’habitude de classer les médias sur des serveurs en interne et de les diffuser via la fonctionnalité « album » de Google. Les options de partage étaient limitées, la dimension collaborative inexistante, et même une recherche toute simple confinait au cauchemar. »

Les premières démarches sont effectuées fin 2020. Très vite, la solution d’Oodrive sort du lot : ses fonctionnalités cochent toutes les cases du cahier des charges établi par Manon Vomberg. Les ressources sont centralisées, ce qui permet de rationaliser la gestion des quelque 2 To de ressources (le résultat de deux décennies de stockage consciencieux) et d’accélérer leur diffusion. L’indexation et la recherche sont optimisées : il est ainsi plus facile et plus rapide de trouver les médias, de les transmettre et de les exploiter.

Aussi, l’ergonomie d’Oodrive Media est conçue pour simplifier la prise en main : un enjeu majeur pour la Croix-Rouge de Belgique et ses milliers de collaborateurs éparpillés sur l’ensemble du territoire.

Une prise en main simplifiée pour un outil efficace

La mise en place d’Oodrive Media s’est faite en quelques mois, même s’il aura fallu patienter plus d’un an et demi pour que le projet voie le jour : des contretemps contraignent à reporter à plusieurs reprises les étapes de né-gociation et d’implémentation. Malgré ces interférences, l’accompagnement des commerciaux, puis du service CSM, fait la différence aux yeux de l’équipe communication. Y compris lorsqu’il s’agit de former les administrateurs à l’utilisation de l’outil.

Quant aux utilisateurs finaux, ils ont pris en main l’outil aussi aisément que s’ils le connaissaient déjà. « Nous n’avons que des retours positifs : chacun peut trouver en un instant la ressource dont il a besoin. Cette sim-plicité d’accès, c’est aussi ce qui a joué dans le choix d’Oodrive Media. » Et qui, aujourd’hui, facilite l’adoption de l’outil malgré un léger inconvénient : une compatibilité mobile réduite, ce qui complique le partage des photos prises sur smartphone et contraint à passer par un ordinateur. Une limita-tion propre aux outils de Digital Asset Management dont l’écosystème est, par essence, plutôt orienté desktop.

Globalement, la solution est très bien accueillie au sein de l’organisation. « À titre personnel, ma fonctionnalité favorite est la recherche par mots-clés: je gagne un temps considérable. Pour satisfaire une demande d’images, par exemple autour d’une activité spécifique, moins de 10 minutes suffisent à les trouver et à les transmettre ! »

“Une fois que tous les volontaires auront pris connaissance de la solution, nous estimons qu’environ 4 000 personnes l’utiliseront régulièrement.”
Manon Vomberg ,
Assistante de Direction en charge des Projets Audiovisuels, Croix Rouge de Belgique
La Croix Rouge de Belgique

Une prise en main simplifiée pour un outil efficace

La mise en place d’Oodrive Media s’est faite en quelques mois, même s’il aura fallu patienter plus d’un an et demi pour que le projet voie le jour : des contretemps contraignent à reporter à plusieurs reprises les étapes de né-gociation et d’implémentation. Malgré ces interférences, l’accompagnement des commerciaux, puis du service CSM, fait la différence aux yeux de l’équipe communication. Y compris lorsqu’il s’agit de former les administrateurs à l’utilisation de l’outil.

Quant aux utilisateurs finaux, ils ont pris en main l’outil aussi aisément que s’ils le connaissaient déjà. « Nous n’avons que des retours positifs : chacun peut trouver en un instant la ressource dont il a besoin. Cette sim-plicité d’accès, c’est aussi ce qui a joué dans le choix d’Oodrive Media. » Et qui, aujourd’hui, facilite l’adoption de l’outil malgré un léger inconvénient : une compatibilité mobile réduite, ce qui complique le partage des photos prises sur smartphone et contraint à passer par un ordinateur. Une limita-tion propre aux outils de Digital Asset Management dont l’écosystème est, par essence, plutôt orienté desktop.

Globalement, la solution est très bien accueillie au sein de l’organisation. « À titre personnel, ma fonctionnalité favorite est la recherche par mots-clés: je gagne un temps considérable. Pour satisfaire une demande d’images, par exemple autour d’une activité spécifique, moins de 10 minutes suffisent à les trouver et à les transmettre ! »

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