Bei jedem zu implementierenden Tool und weiterzuentwickelnden branchenspezifischen Prozess muss der ROI berücksichtigt werden – die berühmte „Investitionsrendite“ ist in der Führungsetage unverzichtbar. Der ROI ist die Kennzahl für strategische Investitionsentscheidungen und eine effizientere Ressourcenzuweisung. Wenn Sie also über die elektronische Signatur nachdenken, stellen Sie sich logischerweise auch die Frage nach der Rentabilität dieses Tools. Wie hoch ist der ROI der E-Signatur? Welche Einsparungen lassen sich erzielen, wenn Sie die handschriftliche Unterschrift durch die elektronische Signatur ersetzen? Damit wollen wir uns jetzt beschäftigen.

Wie lässt sich der ROI der elektronischen Signatur berechnen?

Der ROI (Return On Investment) ist eine Kennzahl, die den Vergleich von zwei Werten ermöglicht, in der Regel Kosten und Gewinn, aus denen sich dann der Rentabilitätsprozentsatz ableiten lässt. Diese in Prozent ausgedrückte Kennzahl verleiht eine klare Vorstellung von den finanziellen Vorteilen eines Prozesses, eines Tools oder einer Investition. Je höher der ROI, desto besser das Verhältnis zwischen Gewinn und Kosten.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Rentabilität eines E-Signatur-Tools zu bewerten: Vergleich des E-Signatur-Prozesses mit der handschriftlichen Unterschrift und Bewertung des konkreten Gewinns, der sich mit der elektronischen Signatur generieren lässt; oder aber Messung des ROI der dematerialisierten Unterschrift als solche.

Elektronische Signatur VS handschriftliche Unterschrift: das ROI-Match!

Nehmen wir an, dass wir die beiden Prozesse vergleichen wollen, um die Geschäftsführung von den Vorteilen eines E-Signatur-Tools zu überzeugen. Dazu benötigen wir zwei Werte:

  • Die durchschnittlichen jährlichen Kosten des handschriftlichen Unterschriftsprozesses unter Einbeziehung aller buchhalterischen Variablen. Wichtige Elemente: Ausgaben für Papier, Druck (einschließlich Kauf von Tintenpatronen oder Toner, Wartung der Geräte …), für den Postversand (Umschläge, Frankierung, Boten etc.) und für die Archivierung (erforderlicher Raum, Erwerb von Ordnern …).
  • Die durchschnittlichen jährlichen Kosten für den E-Signatur-Prozess: Preis der Lösung (Barzahlung oder Abonnement), Hardware (Computer, Tablet oder Smartphone), Wartung und Nebenkosten.

Die Formel zur Berechnung des ROI lautet wie folgt:

(durchschnittliche jährliche Kosten der handschriftlichen Unterschrift – durchschnittliche jährliche Kosten der elektronischen Signatur)/durchschnittliche jährliche Kosten der elektronischen Signatur x 100

Beispiel: Wenn Prozess Nr. 1 pro Jahr 20 000 Euro kostet und Prozess Nr. 2 15 000 Euro, dann erhalten Sie für Prozess Nr. 2 einen ROI von 33 %.

Die elektronische Signatur: eine rentable Investition?

Nachdem Sie die elektronische Signaturlösung implementiert haben, wollen Sie natürlich ihre globale Rentabilität bewerten. Hier stellt sich folgende Frage: Welche Gewinne generiert dieses Tool im Vergleich zur erforderlichen Investition?

Zur Berechnung dieses ROI verwenden wir folgende Formel:

(Gewinn/Verlust – Kosten der Investition)/Kosten der Investition x 100

Diese Formel ist zwar einfach, ihre Berechnung aber weitaus komplizierter. Die Investitionskosten sind leicht zu ermitteln (sie entsprechen dem für den Erwerb des Tools oder für den Erhalt der Lizenz ausgegebenen Betrag, zu dem die regelmäßigen Ausgaben – Wartung, Kauf neuer Funktionen etc. – hinzugefügt werden müssen). Die Bewertung der Gewinne oder Verluste hingegen ist weitaus komplizierter.

Die Vorteile der elektronischen Signatur

Um die durch die Nutzung einer E-Signatur-Lösung generierten Gewinne zu bewerten, müssen vier Variablen berücksichtigt werden:

  1. Einsparungen im Vergleich zur handschriftlichen Unterschrift (Papier, Druck, Versand, Archivierung).
  2. Produktivitätsgewinn der Teams. Durch die Vereinfachung des Prozesses und die Automatisierung der Aufgaben lässt sich der Lebenszyklus der zu unterzeichnenden Dokumente erheblich beschleunigen. Das Ergebnis ist eine erhebliche Verringerung der Arbeitsstunden, die die Mitarbeitenden für die Verwaltung dieser Dokumente aufwenden müssen. Diese Stunden stellen für das Unternehmen Kosten dar, aber auch die Möglichkeit einer Neuausrichtung der Arbeitszeit, da sich das Personal auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren kann. Und ganz zu schweigen vom Fehler- oder Verlustrisiko, das fast vollständig entfällt.
  3. Vorteile, die sich aus der Steigerung der Verkaufszahlen ergeben und auf zwei Aspekte zurückzuführen sind: schnellere Ausführung (durch die die Bearbeitung der Dokumente dynamisiert und den potenziellen Kunden die Kaufentscheidung erleichtert wird) und Verbesserung der Customer Experience (die ein besseres Image des Unternehmens vermittelt).
  4. Nutzungsart der Lösung: Wie viele Dokumente werden pro Monat zur Unterschrift versandt und wie viele Personen nutzen das Tool?

Der ROI eines E-Signatur-Tools am Beispiel von Oodrive Sign

Die für die Berechnung des ROI erforderlichen Variablen hängen vom Unternehmen ab, das die Lösung implementiert hat. In der Regel lässt sich jedoch der durchschnittliche Gewinn je nach Größe des Unternehmens anhand bestimmter Variablen ermitteln.

Mit Oodrive Sign:

  • Erzielt ein Kleinunternehmen mit 10 Mitarbeitenden, die im Durchschnitt jeweils 15 Dokumente pro Monat zur Unterschrift versenden, Einsparungen in Höhe von 8 100 Euro pro Jahr, das entspricht einer Zeitersparnis von 0,6 FTE (Full Time Equivalent oder Vollzeitäquivalent). Wenn wir von einer Investition von 9 Euro pro Nutzer und pro Monat ausgehen, das heißt ca. 1 000 Euro pro Jahr, zu der noch 500 Euro für verschiedene Kosten hinzukommen, beläuft sich der ROI von Oodrive Sign schon allein in finanzieller Hinsicht auf 440 %!
  • Erzielt ein KMU mit 50 Mitarbeitenden, die im Durchschnitt jeweils 40 Dokumente pro Monat zur Unterschrift versenden, Einsparungen in Höhe von 108 000 Euro pro Jahr, das entspricht einer Zeitersparnis von 7,7 FTE (Full Time Equivalent oder Vollzeitäquivalent). Bei Kosten von 5 400 Euro pro Jahr + ca. 2 600 Euro für verschiedene Kosten beläuft sich der ROI von Oodrive Sign auf 1 250 %!

Je höher das Volumen der zu unterzeichnenden Dokumente ist und je mehr Mitarbeitende die E-Signatur verwenden, desto stärker trägt das Tool zu größenbedingten Kosteneinsparungen bei.

Unabhängig von der Größe des Unternehmens erweist sich die Entscheidung für Oodrive Sign in wirtschaftlicher Hinsicht als durchaus rentabel – von den positiven Auswirkungen auf das Markenimage einmal ganz zu schweigen. Berechnen Sie den theoretischen ROI im Voraus und präsentieren Sie Ihren Vorgesetzten diese Zahlen, um ihnen zu beweisen, dass die elektronische Signatur einfach unverzichtbar ist!