Die elektronische Signatur setzt sich aufgrund ihrer zahlreichen Vorteile zunehmend in Organisationen durch: Zeiteinsparungen, Kostenreduzierung, mehr Sicherheit im Vergleich zur handschriftlichen Unterschrift … Aber allzu oft wird vergessen, dass es sich dabei auch um ein sehr leistungsfähiges Onboarding-Tool handelt. Die E-Signatur vereinfacht nicht nur die mit dem Einstellungsprozess verbundenen Formalitäten und die Integration der neu eingestellten Beschäftigten, sondern vermittelt auch ein positives Bild des Unternehmens – eine gute Möglichkeit, die Arbeitgebermarke zu verbessern. Fokus auf das Onboarding und die Vorteile einer E-Signatur-Lösung zur effizienten Integration neuer Talente!

Das Onboarding, ein für das Unternehmen unverzichtbares Verfahren

Wie lassen sich neue Beschäftigte am besten integrieren? Das ist eine wichtige Frage. Der Integrationsprozess ist nicht nur eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass sich neu eingestellte Beschäftigte im Unternehmen zurechtfinden und Schulungen zur Nutzung der hauseigenen Software erhalten, sondern auch dafür, dass sie die Organisation des Unternehmens, seine Funktionsweise und Werte besser verstehen.

Was genau ist Onboarding?

Dieser Prozess, den wir gemeinhin „Onboarding“ nennen, beschreibt, wie neue Beschäftigte in einem Unternehmen sozusagen „an Bord gehen“. Ein entscheidender Schritt, der bei der Einstellung mit der Unterzeichnung einer Einstellungszusage beginnt und bis zu dem Zeitpunkt dauert, an dem sich die Person in ihrer neuen Arbeitsumgebung gut zurechtgefunden hat – in materieller, betrieblicher und natürlich auch in menschlicher Hinsicht. Ein manchmal langer Zeitraum, über den Beziehungen geknüpft (und gepflegt) und die neuen Beschäftigten begleitet, unterstützt und eingebunden werden müssen.

Warum ist die Integration der neuen Beschäftigten so wichtig?

Dieser Vorgang hat zum Ziel, den neuen Beschäftigten zu helfen, sich in das Unternehmen einzufügen, ihren Platz zu finden, und das Risiko einer plötzlichen Kündigung zu reduzieren. Die Integration dient auch dazu, die Effizienz und Leistungsfähigkeit schon bei Arbeitsantritt zu optimieren und den Einarbeitungsprozess durch eine gut durchdachte Betreuung zu verkürzen.

Es ist daher durchaus vorteilhaft, Ihren neuen Beschäftigten den Einstieg in Ihr Unternehmen maximal zu erleichtern … Und genau an diesem Punkt setzt die elektronische Signatur an!

Identifikation und Integrität: zwei gute Gründe für die elektronische Signatur

Das Onboarding ist zwangsläufig gleichbedeutend mit Papierkram, administrativen Formalitäten und (unzähligen) zu unterzeichnenden Dokumenten. Diese Verpflichtungen beginnen mit dem Einstellungsprozess und setzen sich während der gesamten Beschäftigungsdauer im Unternehmen weit über den Integrationszeitraum hinaus fort.

Aber warum ist die elektronische Signatur in dieser Phase so interessant? Weil sie zwei wesentliche Vorteile aufweist, die den Unterschied machen könnten:

  • Die zweifelsfreie Identifikation des Unterzeichners durch einen mehr oder weniger strengen Authentifizierungsprozess, je nach dem für die Unterschrift erforderlichen Sicherheitsniveau (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert), und die Notwendigkeit, im Vorfeld ein elektronisches Zertifikat zu erlangen.
  • Die Garantie der Integrität des unterzeichneten Dokuments, dank eines Mechanismus, der es zum Zeitpunkt der Unterzeichnung sozusagen „versiegelt“, um eine spätere Veränderung auszuschließen.

Diese zwei Gründe erklären, warum die E-Signatur die gleiche rechtliche Beweiskraft hat wie eine handschriftliche Unterschrift – und sogar noch sicherer ist. Damit lässt sich das Integrationsverfahren neu eingestellter Beschäftigter erheblich vereinfachen.

Von der erfolgreichen Integration bis zur Stärkung der Arbeitgebermarke: Wie die elektronische Signatur die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen optimiert

Die Vereinfachung der Schritte in Verbindung mit der Integration neuer Beschäftigter ist einer der Hauptvorteile der elektronischen Signatur. Dank des oben beschriebenen Sicherheitsmechanismus haben Sie die Möglichkeit, eine Einstellungszusage und/oder einen Arbeitsvertrag online vollkommen sicher zu senden und unterzeichnen zu lassen. Die Bewerberin oder der Bewerber braucht sich für die Unterschrift nicht mehr vor Ort zu begeben. Sie verlieren keine Zeit mehr mit dem Ausdrucken der Papiere, Versenden per Post, Scannen, Archivieren und vielen anderen, arbeitsintensiven und zeitraubenden Tätigkeiten.

Diese Formalitäten lassen sich mit der elektronischen Signatur im Handumdrehen erledigen, genau wie alle für den Arbeitsantritt unerlässlichen Unterschriften: Geheimhaltungsvereinbarung, Dokumente zur Prävention arbeitsbedingter Risiken, Bescheinigung für die Bereitstellung von Geräten, Zusatzkrankenversicherungs- und Vorsorgevertrag, IT-Charta, Anhang zum Arbeitsvertrag für Homeoffice etc. – alle diese Schritte sind notwendig, um sicherzustellen, dass sich Ihre neuen Beschäftigten erfolgreich (und bequem) in das Unternehmen integrieren können.

Vorteile, die (weit) über das Onboarding hinausgehen

Der Nutzen eines E-Signatur-Tools beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Integrationsphase: Die Vorteile dieser Lösung zeigen sich während des gesamten Beschäftigungszeitraums Ihrer Mitarbeitenden, da Sie auf diesem Wege alle internen Dokumente unterzeichnen lassen können.

Auch für die Personalabteilung stellt dieses Tool eine willkommene Zeitersparnis dar. Eine Lösung wie Oodrive Sign verfügt über eine Funktion zur Erstellung von vordefinierten Modellen, die (dank der „Smartfields“) automatisch mit personalisierten Informationen ausgefüllt werden, und bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Erinnerungen an die Unterzeichner zu senden und den Unterzeichnungsprozess in Echtzeit zu verfolgen etc.

Insgesamt trägt die elektronische Signatur zur Verbesserung der Employee Experience im täglichen Arbeitsleben bei (benutzerfreundliches Tool, Zugang an jedem beliebigen Ort oder über eine einfache Internetverbindung …) und stärkt das Image des Unternehmens – die Arbeitgebermarke. Eine neue Art und Weise also, sich als innovatives, attraktives Unternehmen zu präsentieren, um sich von anderen abzuheben und die Aufmerksamkeit neuer Talente anzuziehen. Ein positiver Prozess, der allein durch die E-Signatur möglich gemacht wird!