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Pubblicato il Giu 08, 2022
Ultimo aggiornamento 08.06.2022

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Firma elettronica e appalti pubblici: la guida pratica

Per le aziende e per le autorità amministrative, gli appalti pubblici rivestono una dimensione strategica e devono quindi essere oggetto di processi sempre più flessibili e sicuri. In questa prospettiva, il governo ha imposto progressivamente la dematerializzazione della commessa pubblica, obbligatoria – dalla fine del 2018 – per tutti gli appalti pubblici superiori a 25.000 € HT. Una decisione che porta numerosi vantaggi, in particolare in materia di semplicità delle procedure e di riduzione dei costi, ma che implica il ricorso a una soluzione adattata quando una firma è richiesta per i documenti digitalizzati. Cosa dice la legge a tale riguardo? Come apporre una firma elettronica su documenti scambiati nel quadro di appalti pubblici e per quale livello di sicurezza? È quello che ora andiamo a vedere.

Dematerializzazione degli appalti pubblici: cosa dice la legge?

Un appalto pubblico è definito dall’ordinanza del 23 luglio 2015 come contratto concluso «a titolo oneroso da uno o più committenti pubblici con uno o più operatori economici, per rispondere alle loro esigenze in materia di lavoro, di forniture o di servizi». In sostanza, una commessa pubblica riunisce un committente, pubblico o privato (lo stato, una collettività, un ente pubblico) e un operatore economico (una società, un imprenditore, un fornitore) che partecipino a una gara d’appalto.

Quali appalti pubblici sono interessati dalla smaterializzazione?

Qualsiasi persona, fisica o giuridica, ha il diritto di candidarsi all’attribuzione di un appalto pubblico. Invece la regolamentazione prevede l’applicazione di procedure specifiche, tra le quali: tutti gli appalti pubblici con una valore superiore o uguale a 25.000 € al netto delle tasse devono implicare scambi di dati dematerializzati. Ciò riguarda i documenti necessari alla consultazione, i documenti relativi alle candidature, gli scambi con i committenti pubblici (richieste di informazioni, negoziazioni, ecc.) e le notifiche inviate in seguito alla presa di decisioni (per esempio per informare un candidato dell’accettazione o del rifiuto della sua proposta). Tutte le operazioni si svolgono sulla piattaforma PLACE dedicata agli appalti pubblici, tramite un profilo committente proprio dell’organismo interessato.

Al di sotto di 25.000 € HT, la dematerializzazione non è imposta, ma gli operatori pubblici possono tuttavia scegliere di procedere con scambi online per una questione di semplicità, di fluidità e di costi.

Dematerializzazione e ricorso alla firma elettronica

La dematerializzazione è richiesta; la legge prevede comunque l’uso della firma elettronica quando questa è richiesta per un documento trasmesso online. Tuttavia, le candidature e le offerte non hanno l’obbligo di essere firmate, salvo decisioni imposte in questo senso dal committente. Invece, la convalida dell’assegnazione dell’appalto pubblico deve essere firmata; manoscritta per i documenti stampati ed elettronica per quelli che sono trasmessi in modo smaterializzato. In breve, quando la firma è richiesta, è il metodo di trasmissione che determina il metodo di firma.

Quello che vedremo è cosa succede quando una firma elettronica è indispensabile.

La firma elettronica nell’ambito degli appalti pubblici: come funziona?

Quando la firma elettronica diventa necessaria per firmare documenti scambiati nell’ambito di un appalto pubblico, dietro richiesta del committente, la legge dispone che la suddetta firma debba essere effettuata nel rispetto delle disposizioni previste dal decreto del 22 marzo 2019.

Soffermiamoci un istante su quanto dice questo decreto, poiché fornisce indicazioni precise sul processo di firma da adottare per firmare elettronicamente i documenti relativi agli appalti pubblici. La legge impone, infatti, l’utilizzo di una firma elettronica digitale avanzata basata su un certificato qualificato.

Le condizioni da soddisfare per firmare elettronicamente i documenti di un appalto pubblico

Questa firma deve soddisfare due condizioni:

  • deve rispondere alle esigenze del regolamento eIDAS in quanto firma elettronica avanzata,
  • e basarsi su un certificato elettronico qualificato conforme a una norma almeno equivalente a quella RGS (Référentiel Général de Sécurité – Sistema Generale di Riferimento per la Sicurezza) e rilasciato da un’Autorità di certificazione dopo una verifica fisica dell’identità del richiedente.

I vantaggi della firma digitale

Il ricorso alla firma elettronica qualificata permette di associarla a un firmatario specifico, generalmente una persona fisica, che può rappresentare o meno una persona giuridica.

Per il committente è una garanzia di fiducia e sicurezza, poiché la firma avanzata corrisponde a uno dei livelli più elevati previsti dal regolamento eIDAS. Il certificato, il cui ottenimento preventivo è obbligatorio, lega la firma al firmatario in modo univoco, identifica quest’ultimo in modo indiscutibile e garantisce l’integrità dei documenti firmati rendendo tutte le modifiche ulteriori individuabili. Infine, l’utilizzo della firma elettronica si ottiene usando un dispositivo di creazione di firma scelto dal firmatario titolare del certificato. Per finire, notiamo che spetta al committente precisare, all’interno del proprio profilo, la scelta di ricorrere alla firma elettronica, dei documenti che devono essere firmati e dell’indicazione del livello di sicurezza richiesto (livello da * a *** conforme a RGS). Queste sono le regole da seguire per partecipare agli appalti pubblici smaterializzati.

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