La firma elettronica si insedia gradualmente nelle organizzazioni, grazie ai suoi numerosi vantaggi: risparmio di tempo, riduzione dei costi, maggiore sicurezza rispetto alla firma manoscritta…Ma ci si dimentica spesso si precisare che si tratta anche di uno strumento di onboarding molto efficace. Anche perché la firma a distanza semplifica le formalità associate al processo di assunzione, quindi di integrazione e perché trasmette una buona immagine dell’azienda, per cui ne deriva un rafforzamento dell’employer brand. Focus sull’onboarding e sui vantaggi di una soluzione di firma elettronica per integrare i nuovi talenti in modo più efficace!

L’onboarding, una procedura essenziale nell’azienda

Come integrare i nuovi collaboratori? Si tratta di una questione importante. Il processo di integrazione, infatti, è un presupposto essenziale affinché un dipendente appena assunto possa ambientarsi bene, sia formato efficacemente per l’uso degli strumenti aziendali, ma anche affinché apprenda al meglio l’organizzazione dell’azienda, il suo funzionamento e i suoi valori.

Cos’è l’onboarding?

Il processo che sia chiama «onboarding»: l’accoglienza di nuovi dipendenti all’interno dell’azienda. Una tappa fondamentale che inizia durante l’assunzione, a decorrere dalla firma di un’offerta di lavoro, e che durerà fino a quando il nuovo arrivato non si sentirà perfettamente a proprio agio nel suo ambiente di lavoro, sul piano materiale, operativo e, ovviamente, umano. Un periodo talvolta lungo che richiede di creare (e mantenere) un legame, di accompagnare, sostenere e coinvolgere i nuovi dipendenti.

Perché l’integrazione dei collaboratori è così importante?

Questo percorso ha il vantaggio di aiutare i collaboratori a integrarsi e a prendere le misure e a ridurre drasticamente il rischio di dimissioni improvvise. È anche un modo per incrementare l’efficienza, favorire la performance dell’inserimento e ridurre al massimo la curva di apprendimento in virtù di una gestione ben studiata.

Quindi è più che auspicabile garantire ai nuovi collaboratori un onboarding riuscito…E, a tale proposito, la firma elettronica costituisce un mezzo importante per una buona riuscita.

Identificazione e integrità: due buone ragioni per adottare la firma elettronica

L’onboarding è certamente sinonimo di scartoffie, formalità amministrative e documenti (innumerevoli) da firmare. Obblighi che cominciano con il processo di assunzione e che proseguono per tutto l’impegno dei collaboratori, bel al di là del periodo di integrazione.

Perché la firma elettronica è importante in questo stadio? Perché presenta due vantaggi che fanno pendere il piatto della bilancia dalla sua parte:

  • L’identificazione inequivocabile del firmatario, attraverso un processo di autenticazione più o meno dettagliato in funzione del livello di garanzia associato alla firma (semplice, avanzato o qualificato) e alla necessità di ottenere preventivamente un certificato elettronico.
  • La garanzia dell’integrità del documento firmato, grazie a un meccanismo che «sigilla» al momento della firma per impedire qualsiasi modifica o alterazione successiva.

Due ragioni che spiegano perché la firma a distanza abbia un valore probatorio equivalente a quello della firma manoscritta, oltre a una sicurezza ben maggiore. Cosa che agevola molto la procedura di integrazione dei nuovi arrivati.

Dall’integrazione riuscita al rafforzamento dell’employer brand: come la firma a distanza ottimizza i processi aziendali

La semplificazione delle pratiche associata all’integrazione dei nuovi collaboratori è, all’atto pratico, uno dei vantaggi principali della firma elettronica. Grazie alla base di sicurezza descritta sopra, avete la possibilità di presentare e di far firmare un’offerta di lavoro e/o un contratto di lavoro online in completa serenità. Non è necessario far venire il candidato in sede per una banale firma. Oltre al tempo perso per stampare, inviare per corriere, fare scansioni, archiviare e mille altre attività fastidiose e che richiedono molto tempo.

Queste formalità sono espletate in un battito di ciglia, come tutte le firme indispensabili per l’assunzione di una carica: accordo di riservatezza, documenti relativi alla prevenzione dei rischi professionali, attestati di consegna del materiale, contratto di copertura sanitaria e previdenza, IT charter, allegati al contratto per il telelavoro, ecc. Tutto ciò che è necessario per garantire ai nuovi collaboratori un avviamento riuscito (e gradevole) all’interno dell’azienda.

Benefici che vanno ben oltre l’onboarding

L’interesse di uno strumento di firma a distanza non si limita solo alla fase di integrazione: i vantaggi di questa soluzione si fanno sentire lungo tutto il periodo di impegno dei collaboratori, perché è possibile far firmare tutti i tipi di documenti interni in questo modo.

Per le risorse umane si tratta di un auspicato risparmio di tempo. Una soluzione come Oodrive Sign presenta una funzionalità di creazione di modelli predefiniti da compilare automaticamente con informazioni personalizzate (grazie agli «Smartfield»), propone di inviare dei promemoria ai firmatari e di seguire il processo di firma in tempo reale, ecc.

Più in generale, la firma elettronica contribuisce a migliorare l’esperienza dei collaboratori giorno per giorno (presa in mano agevolata dello strumento, accesso da qualsiasi luogo solo con una semplice connessione web…) e a rafforzare l’immagine dell’azienda, il suo employer brand. Un modo dunque di mostrare un’immagine innovativa e più attraente, di differenziarsi dalle altre organizzazioni e di attirare l’attenzione dei nuovi talenti da assumere. Un circolo virtuoso reso possibile dalla semplice firma a distanza!

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