La firma elettronica è un processo digitale che consente di firmare online tutti i tipi di documenti, conferendo loro un valore probatorio e un’archiviazione sicura. A condizione, ovviamente, di ricorrere a una soluzione sovrana e sicura. L’obiettivo principale di una soluzione di firma elettronica, oltre alla protezione dei documenti che vi transitano, è l’ottimizzazione della produttività dei vostri collaboratori e quindi della vostra azienda. Sia per le grandi che per le piccole e medie aziende.

I vantaggi della firma digitale al servizio della produttività

Optando per questo processo dematerializzato di creazione di una firma elettronica online, le fasi di firma si semplificano, si riducono e proteggono ulteriormente i vostri consensi. In questo modo, la vostra azienda, beneficiando dei numerosi vantaggi della firma elettronica, risparmia tempo nella gestione amministrativa e sui materiali di consumo e sugli spostamenti:

  • Non si stampano più i contratti da far firmare. Non solo si risparmia carta, ma, inoltre, si coglie l’occasione per adottare un approccio eco-responsabile.
  • Non siete più obbligati a spostarvi fisicamente per far firmare dei documenti, né a inviarli per posta. Pensate quindi al risparmio di tempo che influisce sull’intero processo di firma, senza dimenticare il risparmio di denaro.
  • Non è più necessario controllare la conformità delle firme e controfirmare. Fluidificate i vostri processi in un clima di fiducia e di sicurezza.

La messa in sicurezza delle firme 

Una firma elettronica ha lo stesso valore legale di una firma manoscritta, o anche di più, a condizione che l’identificazione sia verificata. L’articolo 1367 del codice civile è stato istituito nel 2016.

La firma elettronica è più sicura di una firma manoscritta perché garantisce l’integrità del documento firmato. Oodrive_sign offre una soluzione completa e sicura di firma elettronica, in conformità con le raccomandazioni dell’Agenzia nazionale per la sicurezza dei sistemi informatici (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information -ANSSI) e valida e comprendente la digitalizzazione dei contratti, la loro conformità, la raccolta di dati, nonché la possibilità di far firmare documenti, a distanza, faccia a faccia o online.

4 fasi di firma al servizio della produttività

La firma elettronica oodrive_sign comprende 4 fasi, al fine di mettere in sicurezza le fasi di comunicazione e consensi ma anche per ottimizzare la vostra produttività, risparmiando tempo prezioso realizzando di conseguenza risparmi significativi.

  1. Scegliete il vostro documento e caricatelo su oodrive_sign
  2. Aggiungete il/i firmatario/i e scegliete una modalità di firma (faccia a faccia, a distanza o entrambe se hai più firmatari con esigenze/imperativi diversi)
  3. Oodrive_sign genera il PDF (o documento Word o qualsiasi altro formato) finalizzato esattamente nella forma in cui deve essere presentato, letto e consentito dal/i firmatario/i. Oodrive_sign raccoglie quindi le firme elettroniche per ciascuno dei firmatari
  4. Un terzo di fiducia certifica e valida temporalmente il documento, i suoi eventuali allegati e l’identità di ciascun firmatario. Il documento viene quindi sigillato e archiviato con gli eventuali allegati e il relativo fascicolo di prova nel vostro back office.

Le aziende interessate

La firma dei documenti riguarda tutte le aziende. Dai grandi account agli imprenditori autonomi passando per le piccole e medie imprese. Allo stesso modo, la firma elettronica consente di ottimizzare la produttività delle aziende di tutti i settori. Ecco alcuni esempi tratti dai feedback clienti:

  • L’immobiliare: contratti di locazione, fideiussioni solidali, stato dei luoghi, compromesso.
  • Assicurazioni e provvigioni di intermediazione: percorso interattivo dalla raccolta delle informazioni clienti fino alla firma dei contratti di assicurazione.
  • Ristrutturazione energetica e termica: gestione dei Certificati di Risparmio Energetico (CEE) con preventivi, fatture e attestati clienti.
  • La distribuzione: firma degli accordi con i distributori, centralizzazione dell’insieme dell’attività contrattuale.
  • Gli artigiani: gestione dei contratti di lavoro, di prestazioni, gli abbonamenti, i buoni d’ordine… con raccolta dei documenti giustificativi.

Il ricorso alle soluzioni di firma elettronica è in costante crescita perché queste ultime, a condizione di essere sicure e in conformità con le diverse qualifiche in vigore, permettono di ottimizzare realmente la produttività delle azienda.

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