Elektronische handtekeningen vinden geleidelijk aan hun weg in het bedrijfsleven vanwege hun vele voordelen: tijdswinst, kostenvermindering, meer veiligheid ten opzichte van de handgeschreven handtekening… Maar vaak vergeet mijn erbij te zeggen dat het ook een zeer krachtige onboarding-tool is. Ondertekenen op afstand vereenvoudigt namelijk de aan het wervings- en onboardingproces verbonden formaliteiten en geeft een goede indruk van het bedrijf, wat het werkgeversimago versterkt. Door de nodige aandacht te geven aan onboarding en de voordelen van een elektronische ondertekeningsoplossing kunnen nieuwe talenten efficiënter worden geïntegreerd!

Onboarding, een essentiële procedure voor bedrijven

Hoe worden nieuwe werknemers geïntegreerd? Dat is een belangrijke kwestie. Het onboardingproces is namelijk een essentiële voorwaarden waarmee nieuwe werknemers snel de weg kunnen vinden, zodat zijn niet alleen leren om de hulpmiddelen van het bedrijf efficiënt te gebruiken, maar ook beter inzicht krijgen in de organisatie, de werking en de waarden van het bedrijf.

Wat is onboarding?

Dit proces dat “onboarding” wordt genoemd is het aan boord nemen van nieuwe werknemers in het vliegtuig-bedrijf. Het is een belangrijke fase die begint tijdens de werving, vanaf het moment van ondertekening van een aanbod voor een nieuwe baan, en dat zo lang duurt totdat de nieuwkomers zich volledig op hun gemak voelen in hun nieuwe werkomgeving – niet alleen materieel en operationeel, maar natuurlijk ook vanuit menselijk opzicht. Soms lis dit een lange periode, gedurende welke nieuwe werknemers nieuwe relaties aangaan (en onderhouden), worden begeleid, ondersteund en bij het bedrijf worden betrokken.

Waarom is de onboarding van werknemers zo belangrijk?

Dit proces heeft als voordeel dat werknemers worden geïntegreerd, zij hun weg vinden en het risico dat zij plotseling vertrekken aanzienlijk verkleint. Het is ook een manier om efficiëntie te stimuleren en prestaties te bevorderen vanaf het moment van infunctietreding en de leercurve zo kort mogelijk te maken, dankzij een goed uitgedacht onboardingproces.

Het is daarom meer dan wenselijk om uw nieuwe werknemers een geslaagde integratie aan te bieden… En ook elektronische handtekeningen spelen hierin een grote rol!

Identificatie en integriteit: twee goede redenen om te kiezen voor elektronische handtekeningen

Onboarding komt verplicht met veel papierwerk, administratie en (vele) te ondertekenen documenten. Verplichtingen die beginnen met het wervingsproces en die zich gedurende de hele dienstperiode van de medewerkers voortzetten, nog lang na de integratieperiode.

Waarom zijn elektrische handtekeningen interessant in dit stadium? Omdat ze twee voordelen hebben die hen een goede voorsprong geven:

  • Het ondubbelzinnig identificeren van de ondertekenaar in het kader van een min of meer geavanceerd authentificatieproces, afhankelijk van het aan de handtekening toegekende veiligheidsniveau (eenvoudig, geavanceerd of gekwalificeerd) en de verplichting om vooraf een elektronisch certificaat aan te vragen.
  • De garantie voor de integriteit van het ondertekend document, dankzij een mechanisme dat het document verzegelt op het moment van ondertekening, om eventuele latere wijzigingen en veranderingen te verhinderen.

Er zijn twee redenen waarom ondertekenen op afstand een gelijkwaardige bewijswaarde heeft als handgeschreven handtekeningen en een veel grotere veiligheid heeft. Dit leidt tot een aanzienlijke vereenvoudiging van de integratieprocedure van nieuwe werknemers.

Een geslaagde integratie versterkt uw werkgeversimago: hoe ondertekenen op afstand uw bedrijfsprocessen optimaliseert

De vereenvoudigde administratie gekoppeld aan de integratie van nieuwe werknemers is namelijk één van de grote voordelen van elektronische handtekeningen. Dankzij de hierboven beschreven veiligheidsbasis kunt u aanboden en/of arbeidsovereenkomsten online laten ondertekenen in alle gemoedsrust. U hoeft de kandidaat niet meer op kantoor te laten komen om slechts een handtekening te zetten. Geen tijdsverlies meer met het afdrukken, per post verzenden, scannen, archiveren en duizenden andere vervelende en tijdverslindende handelingen.

Deze formaliteiten worden voortaan in een oogwenk afgerond. Hetzelfde geldt voor alle essentiële handtekeningen bij het in functie treden: vertrouwelijkheidsovereenkomsten, documenten ter preventie van beroepsrisico’s, certificaten voor de terbeschikkingstelling van apparatuur, contracten voor coöperatieve gezondheids- en voorzorgsverzekeringen, IT-handvesten, bijlagen bij het contract voor telewerken enz. Alles wat nodig is voor een geslaagde (en comfortabele) start van nieuwe medewerkers bij het bedrijf.

De voordelen gaan (veel) verder dan onboarding

Het belang van tools voor handtekening op afstand beperkt zich niet tot de integratiefase: de voordelen van deze oplossing gelden gedurende de hele dienstperiode van de medewerkers, aangezien u elk type bedrijfsdocument op deze wijze kunt laten tekenen.

Voor Personeelszaken is dit een welkome tijdsbesparing. Een oplossing als Oodrive Sign omvat functies voor het aanmaken van vooraf gedefinieerde modellen die automatisch worden ingevuld met gepersonaliseerde informatie (dankzij de “Smartfields”) en om herinneringen te sturen aan de ondertekenaars en het ondertekeningsproces in real time te volgen enz.

Meer in het algemeen dragen elektronische handtekeningen bij tot het verbeteren van de dagelijkse ervaring van de medewerkers (gebruiksvriendelijke tool, toegang met een eenvoudige internetverbinding…) en versterken het imago van het bedrijf – namelijk het werkgeversimago. Het is dus een manier om innoverend en aantrekkelijk voor de dag te komen, zich van andere bedrijven te onderscheiden en de aandacht te trekken van nieuwe te werven talenten. Een virtueuze cirkel die eenvoudig mogelijk wordt gemaakt door elektronische ondertekening op afstand!