Per qualsiasi strumento da implementare, per qualsiasi processo aziendale da sviluppare è essenziale prendere in considerazione il ROI, il famoso «ritorno sull’investimento», che fa il bello e il cattivo tempo all’interno delle direzioni. Il ROI è in effetti la chiave per prendere decisioni strategiche in materia di investimenti, e per destinare in modo più efficace le risorse. Quando pensate alla possibilità di adottare la firma elettronica, dovete quindi chiedervi in modo logico se questo strumento è conveniente. Qual è il ROI della firma online? Quali risparmi si possono realizzare scambiando la firma fisica con quella elettronica? Facciamo il punto.

Come calcolare il ROI della firma elettronica?

Il ROI (Return On Investment) è uno strumento che permette di raffrontare due valori, generalmente i costi e i guadagni, e di ricavarne un tasso di redditività. Espresso in percentuale, questo indicatore dà un’idea dei vantaggi economici associati a un processo, uno strumento o un investimento. Più il ROI è elevato, più il rapporto tra i guadagni e i costi è favorevole.

Per valutare la redditività della firma elettronica, esistono due procedure: raffrontare il processo di firma online con quello della firma fisica, valutando così il guadagno concreto apportato dalla prima; oppure misurare l ROI della firma dematerializzata in quanto tale.

Firma elettronica e firma manoscritta: chi vince con il miglior ROI?

Diciamo che si vogliano raffrontare i due processi, per mostrare alla propria direzione l’interesse di adottare uno strumento di firma online. Per questo ci basiamo su due valori:

  • Il costo annuale medio del processo di firma fisica, integrando tutte le variabili contabili. Vale a dire: le spese sostenute per la carta, la stampa (compreso l’acquisto di cartucce di inchiostro o di toner, la manutenzione dell’apparecchio…), per le spedizioni postali (buste, affrancatura, corrieri, ecc.) e per l’archiviazione (spazio dedicato, acquisto di raccoglitori…).
  • Il costo annuale medio del processo di firma a distanza: prezzo della soluzione (pagamento in contanti o abbonamento), materiale (classificatori, tablet o smartphone), manutenzione e costi annessi.

La formula del calcolo del ROI è la seguente:

(costo annuale medio della firma fisica – costo annuale medio della firma elettronica) / costo annuale medio della firma elettronica x 100

Per esempio, se il processo n°1 costa 20.000 euro all’anno e il processo n°2 15.000 euro, questo dà un ROI del 33 % per il processo n°2.

La firma a distanza: un investimento redditizio?

Dopo aver adottato la soluzione di firma elettronica, si vorrebbe valutare la sua redditività globale. La domanda allora è la seguente: alla luce dell’investimento fatto, quali sono i guadagni generati da questo strumento?

Per calcolare questo ROI, si utilizza questa formula:

(guadagno/perdita – costo dell’investimento) / costo dell’investimento x 100

Anche se la formula è semplice, il calcolo non lo è affatto. Perché è facile sapere il costo dell’investimento (che corrisponde all’importo versato per acquistare lo strumento o ottenere la licenza, a cui vanno aggiunte le spese regolari – manutenzione, acquisto di nuove funzionalità, ecc.), ma è molto meno semplice valutare i guadagni e le perdite.

I benefici apportati dalla firma elettronica

Se si vogliono stimare i guadagni generati dall’utilizzo di una soluzione di firma a distanza, occorre tenere in considerazione quattro variabili:

  1. I risparmi realizzati rispetto al processo di firma fisica (carta, stampa, spedizioni, archiviazione).
  2. La maggiore produttività dei team. La semplificazione dei processi e l’automatizzazione delle attività tendono ad accelerare il ciclo di vita dei documenti da firmare. Il risultato è una riduzione netta del numero di ore dedicate dai collaboratori alla gestione di questi documenti, delle ore che sono un costo per l’azienda, ma anche un riorientamento dei tempi di lavoro, perché il personale si può focalizzare su attività con maggiore valore aggiunto. Senza citare la quasi totale eliminazione del rischio di errore o di perdita.
  3. I vantaggi che derivano dall’aumento delle vendite, in riferimento a due fenomeni: la rapidità di esecuzione (che rende più dinamico il trattamento dei documenti e incoraggia i potenziali clienti a impegnarsi) e il miglioramento dell’esperienza del cliente (che porta con sé una migliore immagine dell’azienda).
  4. L’uso che viene fatto della soluzione: quanti documenti sono inviati per la firma ogni mese e quante persone utilizzano lo strumento.

Il ROI di uno strumento di firma a distanza: l’esempio di Oodrive Sign

Le variabili necessarie al calcolo del ROI dipendono molto dall’azienda che ha implementato la soluzione. Tuttavia, si può stimare il guadagno medio in funzione delle dimensioni dell’organizzazione, a partire da certe variabili.

Quindi, con Oodrive Sign:

  • Una microimpresa con 10 collaboratori che inviino ciascuno in media 15 documenti da firmare al mese, realizzerà un risparmio di 8.100 euro all’anno, quindi un risparmio di tempo equivalente a 0,6 ETP (equivalenti a tempo pieno). Se si parte da un investimento di 9 euro per utente al mese, pari a circa 1.000 euro all’anno, ai quali vanno aggiunti 500 euro di spese varie, il ROI di Oodrive Sign arriva al 440% e solo sul piano finanziario!
  • Una PMI con 50 collaboratori che inviino ciascuno in media 40 documenti da firmare al mese, realizzerà un risparmio di 108.000 euro all’anno, quindi un risparmio di tempo equivalente di 7,7 ETP. Con un costo di 5.400 euro all’anno + circa 2.600 euro di spese varie, il ROI di Oodrive Sign arriva al 1.250%!

Di fatto, maggiore è il volume dei documenti da firmare, maggiore è il numero dei collaboratori che utilizzano la firma a distanza e maggiore è il contributo dello strumento a realizzare economie di scala.

Indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda, il ricorso a Oodrive Sign si rivela quindi redditizio sul piano economico, senza tenere conto dell’effetto positivo sull’immagine del marchio. Calcolando il ROI teorico in anticipo, potrai presentare queste cifre ai tuoi superiori e mostrare che l’adozione di uno strumento di firma elettronica è assolutamente indispensabile.

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