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Orange Belgium spart Zeit und minimiert Stress mit papierlosen Gremiensitzungen

Orange Belgium vernetzt mehr als 3 Millionen Menschen mit innovativen Telekom-Diensten, von mobiler und Festnetztelefonie bis zu TV-Provisionierung und Breitband-Internet. Marktführer in Belgien und Luxemburg, Orange Belgium ist ein Tochterunternehmen der Orange Group, des internationalen Telekommunikations-Brands mit mehr als 250 Millionen Kunden weltweit.

Für Jelle Jacquet, stellvertretende Personalleiterin bei Orange Belgium, ist die Förderung der Kommunikation für Teams innerhalb des Unternehmens genauso wichtig wie für Kunden. “Als ich in dieser Position angefangen habe, haben wir ein Mini-Audit durchgeführt, um Möglichkeiten der Effizienzsteigerung auszuloten,” sagt Jacquet. “Die Digitalisierung von Gremiensitzungsabläufen lag auf der Hand. Gremienmitglieder haben oft remote teilgenommen, aufgrund von Covid. Das machte die Bereitstellung von physischen Dokumentenbündeln kompliziert. Wir haben dann einen öko-freundlichen Weg gesehen, wie wir Dinge aus Ihrer Perspektive sauber und einfach gestalten können, ohne Versionsmanagement, kompromittierte Vertraulichkeit oder Verzögerungen.”
Mit Oodrive Meet verteilen Jacquet und ihr Team hochgradig vertrauliches sitzungsvorbereitendes Material und Protokolle sofort an Gremienmitglieder und sparen damit Zeit für Teilnehmer und Mitarbeiter, minimieren Stress und reduzieren Abfall.

“Wir verwenden Oodrive Meet für alle Gremiensitzungen, damit alle – auch unabhängige Teilnehmer – den gleichen schnellen und sicheren Zugang zu den vertraulichen Dokumenten bekommen, die sie sehen müssen.”
Jelle Jacquet ,
stellvertretende Personalleiterin, Orange Belgium

Eine einfache, stressfreie Lösung

 

Dokumente vor Gremiensitzungen zugänglich zu machen ist für Unternehmens-Governance essentiell, aber die Verwaltung von Hard Copies war lange eine Herausforderung. Dem Vergütungskomittee von Orange Belgium wurden Dokumente Tage vor Gremiensitzungen als Emailanhänge geschickt und am Tag der Sitzung als 30seitiges Dokumentenbündel ausgehändigt. Dennoch stellte der Versand von digitalen Kopien über externe Server potentiell ein Sicherheitsrisiko dar, und Orange Belgium hatte keine Möglichkeit, die Nutzung nachzuverfolgen. Ferner könnte der Umlauf von zwei Kopien der Unterlagen Verwirrung und Frustration stiften, falls die Dateien vor Ausdruck geändert wurden.

“Für die Assistenz der Geschäftsleitung war Ausdrucken und Versand dieser Bündel stressig,” sagt Jacquet. “Diese Dokumente sind hochgradig vertraulich; sie sollten nicht in einem Drucker oder auf einem Schreibtisch herumliegen. Falls es Papierstau gibt, wen ruft man, um das Papier aus dem Drucker herauszulösen?”

Oodrive Meet stellt mit einem Klick Gremienmitgliedern eine einzige Dokumentenversion zur Verfügung. Vertraulichkeit wird durch ultra-sichere Infrastruktur und forensisches Nutzungs-Tracking gewährleistet. “Falls das Dokument geändert wurde, nachdem wir es verschickt haben, können wir allen sauber und klar die Änderung mitteilen,” sagt Jacquet. “Das Handling ist einfach, so dass alle Zugriff auf die aktuellste Version haben.” Anstatt mehrere Hunderte Papierseiten für jede Sitzung auszudrucken, präsentiert Orange Belgium Dokumentation an einem leicht zugänglichen Online-Ort, damit Gremienmitglieder alles zur Hand haben, suchbar, sobald sie es brauchen.

“An Oodrive Meet gefällt mir vor allem das Feedback von meiner Assistentin,” sagt Jacquet. “Sie ist ganz aus dem Häuschen, weil ihr der Stress erspart bleibt, vertrauliche Dokumente auszudrucken. Sie spart einen Arbeitstag, vom Seelenfrieden ganz zu schweigen.”

Vertrauen führt zu Selbstvertrauen

Ein Tool ist nur dann effektiv, wenn es auch eingesetzt wird. Bei überkomplizierten Lösungen gibt es oft Widerstand. Beim Onboarding erhielten Jacquet und ihre Assistentin ein 30minütiges Briefing durch einen Kollegen, der das Hinzufügen von Usern, Anhängen und Verwalten von Dokumenten in der Plattform, Versand von Meeting Requests und Anlegen einer Tagesordnung erklärt hat. “Die Vorschau-Option war sehr vertrauenserweckend,” sagt Jacquet. “Bevor man etwas herausschickt, kann man genau sehen, wie das Dokument beim Empfänger ankommt. Wenn man Gremienmitgliedern vertrauliches Material schickt, will man im Vorfeld Qualitätskontrolle machen.”

Mit Orange Belgium Branding fügt sich Oodrive Meet organisch in das Unternehmens-Ökosystem. “Die maßgeschneiderte Nutzerumgebung schafft Vertrauen,” sagt Jacquet. “Und die User Experience ist hervorragend; die Plattform ist selbst-erklärend, aufgeräumt und sauber. Sie schafft Vertrauen bei Usern.”

“Es geht um Vertrauen. Durch Vertrauen können wir vereint handeln.”
Jelle Jacquet ,
stellvertretende Personalleiterin, Orange Belgium

Vertrauen führt zu Selbstvertrauen

Ein Tool ist nur dann effektiv, wenn es auch eingesetzt wird. Bei überkomplizierten Lösungen gibt es oft Widerstand. Beim Onboarding erhielten Jacquet und ihre Assistentin ein 30minütiges Briefing durch einen Kollegen, der das Hinzufügen von Usern, Anhängen und Verwalten von Dokumenten in der Plattform, Versand von Meeting Requests und Anlegen einer Tagesordnung erklärt hat. “Die Vorschau-Option war sehr vertrauenserweckend,” sagt Jacquet. “Bevor man etwas herausschickt, kann man genau sehen, wie das Dokument beim Empfänger ankommt. Wenn man Gremienmitgliedern vertrauliches Material schickt, will man im Vorfeld Qualitätskontrolle machen.”

Mit Orange Belgium Branding fügt sich Oodrive Meet organisch in das Unternehmens-Ökosystem. “Die maßgeschneiderte Nutzerumgebung schafft Vertrauen,” sagt Jacquet. “Und die User Experience ist hervorragend; die Plattform ist selbst-erklärend, aufgeräumt und sauber. Sie schafft Vertrauen bei Usern.”

Einfache Kollaboration bei vertraulichen Dokumenten

Gremienmitglieder haben die Änderungen sofort begrüßt. “Die Dokumente waren klar und wurden rechtzeitig verschickt, damit Teilnehmer für die Sitzung gut vorbereitet waren,” sagt Jacquet. “Es gab keine Probleme, und während der Sitzung haben Gremienmitglieder sogar mitgeteilt, dass die Migration zu Oodrive Meet richtig war.”

Jetzt lotet das Team Möglichkeiten aus, Dokumentation mit hoher Geschwindigkeit aufzubereiten. Mit Oodrive Meet können Teams Tagesordnungen bearbeiten, Dokumente gemeinsam erstellen und auf einen Blick sehen, was bereits gemacht oder geteilt wurde und welche Aufgabe als nächste ansteht – alles, was die Teams brauchen, um schnell in einer sicheren Umgebung zu arbeiten.

“Es geht um Vertrauen,” sagt Jacquet. “Unsere Gremienmitglieder müssen den Tools genug vertrauen, um sie auch anzuwenden. Ich muss Vertrauen haben, dass sie sicher und unsere Assistenten müssen vertrauen, dass sie effektiv sind. Mit Vertrauen können wir vereint handeln.”

Einfache Versionsverwaltung

Verhindert Konflikt und Verwirrung mit sofortiger Bearbeitung, einfacher Dokumentenverwaltung und direkten Nutzerbenachrichtigungen.

Reduziert Papierabfall

Eliminiert die Notwendigkeit, Hunderte Papierseiten auszudrucken und zu shreddern sowie auch das Sicherheitsrisiko von Hard Copies.

Spart Arbeitszeit

Bereitet vertrauliche Dokumentation schnellstmöglich auf mit kollaborativen Tools und sofortiger Bereitstellung.

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