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Erweitern Sie Ihr Angebot durch elektronische Signaturintegration.
OXITIA hat seinen Sitz in der Nähe von Toulouse und übernimmt für seine Kunden (Unternehmen und Gebietskörperschaften) Digitalisierungs- und Cybersicherheitsprojekte. Das Unternehmen stellt innovative Lösungen in den Vordergrund und stützt sich dabei auf zwei Geschäftsmodelle: ein schlüsselfertiges Abonnement und eine maßgeschneiderte Betreuung. Das interne, vierköpfige Expertenteam wird durch eine Reihe unabhängiger Partner verstärkt, bei denen es sich um anerkannte Fachkräfte handelt.
Für die Kunden von OXITIA sind Reaktionsfähigkeit und Sicherheit die Grundpfeiler erfolgreicher Geschäftsbeziehungen. Der Austausch mit Interessenten und Kunden muss unmittelbar, flexibel und sicher sein. Allerdings kann im Zusammenhang mit der Coronakrise, wo der physische Kontakt zwischen Menschen immer seltener wird, schon allein das Unterzeichnen von Dokumenten (Formulare, Vollmachten, Verträge, Vereinbarungen …) zu einer Herausforderung werden. Diese müssen ausgedruckt und per Post verschickt werden, und die Antwort lässt mitunter auf sich warten … Die Fristen beim Einholen von Unterschriften werden länger, Dokumente gehen verloren und es wird fast unmöglich, Anfragen zu verfolgen. Ganz zu schweigen von der Lagerung, die sowohl umständlich als auch teuer ist.
In diesem Rahmen entschied sich OXITIA dafür, ein Tool für elektronische Signaturen einzuführen und bei seinen Kunden zu implementieren. Das Ziel ist, Geschäftsprozesse zu optimieren, Zeit und Kosten zu sparen, die Sicherheit zu erhöhen und gleichzeitig die CSR-Maßnahmen der Unternehmen zu konsolidieren. Und genau hier kommt die Lösung Oodrive Sign ins Spiel.
Ursprünglich wollte OXITIA einfach dem Bedarf eines seiner Kunden, eines Vermögensverwalters, nachkommen. Seine Unterschriftsprozesse waren langwierig: Die Dokumente waren bis zu 30 Seiten lang, und jede Seite musste vor der endgültigen Unterzeichnung paraphiert werden. Jede Akte enthielt eine Vielzahl von Dokumenten. Der Versand und die Rücksendung per Post dauerten lange, waren unkontrollierbar und führten zu Verlusten. Und auch die Lagerverwaltung war eine Herausforderung für sich: Der Kunde widmete der Archivierung von Akten einen eigenen Raum. Diese Komplexität wurde durch die Coronakrise weiter verstärkt.
Für Benjamin Larroque war das der Auslöser. „Aus unserer Sicht war klar: höchste Zeit, die elektronische Signatur einzuführen. Wir kannten die Lösung bereits, doch unsere Kunden hatten noch nicht das Bedürfnis verspürt, sie zu implementieren. Aber jetzt standen alle Ampeln auf Grün für einen Modellversuch.“
Intern gab es keine Einwände, im Gegenteil: Die Mitarbeiter waren voll engagiert, um der Veränderung Gestalt zu verleihen. Sie stellen rasch einen Benchmark von Online-Signaturtools auf der Grundlage ihrer eigenen Spezifikationen zusammen. Die Lösung sollte einfach einzurichten und benutzerfreundlich sein, eine minimale Parametrierung erfordern, skalierbar sein, um sich an den Wandel der Unternehmensanforderungen anpassen zu können, und natürlich einen sicheren Rahmen bieten.
„Die Wahl fiel wie von selbst auf die Lösung von Oodrive, da sie mit all unseren Kriterien übereinstimmte“, betont Benjamin Larroque. „Wir haben unserem Kunden die Funktionen vorgestellt und dabei ihre Vorteile hervorgehoben, speziell die einfache Handhabung und die Sicherheit. Er hat sofort spontan zugestimmt.“
Für ein digitales Dienstleistungsunternehmen wie OXITIA bietet die Lösung Oodrive Sign einen großen Vorteil: Sie stützt sich auf ein reichhaltiges und umfassendes Ökosystem. Dieses garantiert die Einhaltung von Vorschriften, die Sicherheit der Daten, die Optimierung der Geschäftsprozesse, die Mobilität und die Zusammenarbeit. Gleichzeitig zeichnet sich das Tool durch eine schnelle Integration und eine intuitive, auf dem „Drag-and-Drop“-Prinzip basierende Bedienung aus und ermöglicht eine genaue Verfolgung der Anfragen.
Nach ersten Kontakten mit Oodrive kam es schnell zu einer Vorführung und zu einem Angebot, das dem Kunden von OXITIA unterbreitet wurde. Zwischen der Präsentation der Lösung und der Inbetriebnahme vergingen weniger als zwei Monate. Durch diese extrem schnelle Umsetzung konnten die Anforderungen des Kunden in kürzester Zeit erfüllt werden, unter dem wachsamen Auge des Kundenerfolgsteams von Oodrive. In der Zwischenzeit wurden Schulungsworkshops abgehalten, um sicherzustellen, dass die Funktionen und insbesondere die „Smartfields“, das Herzstück des Tools, richtig eingesetzt werden.
Die durchwegs positive Erfahrung führte sehr schnell zum Erfolg. In den ersten drei Monaten nach der Einführung wurden fast 50 % der neuen Verträge digital unterzeichnet. Ein Großteil des Teams eignete sich das Tool an und nutzte es täglich, und die Kundenzufriedenheit lag bei 100 %. Gleichzeitig wurde ein Digitalisierungsprogramm gestartet, um die Masse der vorhandenen Dokumente zu entmaterialisieren. Bisher wurden bereits 20 % der Verträge digitalisiert.
Doch die Vorteile des Tools gehen noch weiter. Mit Oodrive Sign konnten Prozesse nicht nur entmaterialisiert, sondern auch verbessert werden. „Unser Kunde konnte die Zeit, die er für die Bearbeitung von Dokumenten aufwenden musste, erheblich reduzieren: Die Dokumente sind weniger zahlreich, weniger umfangreich und werden digital in der Lösung gespeichert“, betont Benjamin Larroque. „Dank der Verwendung von automatisch ausgefüllten Vorlagen dauert es exakt zwei Minuten, um ein Dokument zu versenden, das unterschrieben werden muss. Was die laufenden Anträge betrifft, so werden sie Schritt für Schritt über ein sehr intuitives Dashboard verfolgt.“
Letztendlich hat die Einführung der elektronischen Signatur bei OXITIAs Kunden dazu beigetragen, die Anzahl der unterschriebenen Dokumente zu erhöhen, den Teams einen Gesamtüberblick über den Austausch und Fortschritt zu geben, die Verfahren zu vereinfachen … und den CO2-Fußabdruck des Unternehmens im Rahmen seiner CSR-Maßnahmen zu begrenzen.
Für Benjamin Larroque war das Experiment mehr als erfolgreich. „Oodrive Sign hat unsere Erwartungen übertroffen. Die einfache Implementierung, die schnelle Einarbeitung für die Endbenutzer, die einfache Parametrierung und das durchdachte Geschäftsmodell machen sie zu einer unverzichtbaren Lösung. Unser Ziel ist es nun, unser Know-how im Umgang mit dem Tool auszuweiten, um es anderen Kunden anzubieten und seinen Einsatz hochzufahren, damit so viele Menschen wie möglich davon profitieren können!“
Nach ersten Kontakten mit Oodrive kam es schnell zu einer Vorführung und zu einem Angebot, das dem Kunden von OXITIA unterbreitet wurde. Zwischen der Präsentation der Lösung und der Inbetriebnahme vergingen weniger als zwei Monate. Durch diese extrem schnelle Umsetzung konnten die Anforderungen des Kunden in kürzester Zeit erfüllt werden, unter dem wachsamen Auge des Kundenerfolgsteams von Oodrive. In der Zwischenzeit wurden Schulungsworkshops abgehalten, um sicherzustellen, dass die Funktionen und insbesondere die „Smartfields“, das Herzstück des Tools, richtig eingesetzt werden.
Die durchwegs positive Erfahrung führte sehr schnell zum Erfolg. In den ersten drei Monaten nach der Einführung wurden fast 50 % der neuen Verträge digital unterzeichnet. Ein Großteil des Teams eignete sich das Tool an und nutzte es täglich, und die Kundenzufriedenheit lag bei 100 %. Gleichzeitig wurde ein Digitalisierungsprogramm gestartet, um die Masse der vorhandenen Dokumente zu entmaterialisieren. Bisher wurden bereits 20 % der Verträge digitalisiert.
Doch die Vorteile des Tools gehen noch weiter. Mit Oodrive Sign konnten Prozesse nicht nur entmaterialisiert, sondern auch verbessert werden. „Unser Kunde konnte die Zeit, die er für die Bearbeitung von Dokumenten aufwenden musste, erheblich reduzieren: Die Dokumente sind weniger zahlreich, weniger umfangreich und werden digital in der Lösung gespeichert“, betont Benjamin Larroque. „Dank der Verwendung von automatisch ausgefüllten Vorlagen dauert es exakt zwei Minuten, um ein Dokument zu versenden, das unterschrieben werden muss. Was die laufenden Anträge betrifft, so werden sie Schritt für Schritt über ein sehr intuitives Dashboard verfolgt.“
Letztendlich hat die Einführung der elektronischen Signatur bei OXITIAs Kunden dazu beigetragen, die Anzahl der unterschriebenen Dokumente zu erhöhen, den Teams einen Gesamtüberblick über den Austausch und Fortschritt zu geben, die Verfahren zu vereinfachen … und den CO2-Fußabdruck des Unternehmens im Rahmen seiner CSR-Maßnahmen zu begrenzen.
Für Benjamin Larroque war das Experiment mehr als erfolgreich. „Oodrive Sign hat unsere Erwartungen übertroffen. Die einfache Implementierung, die schnelle Einarbeitung für die Endbenutzer, die einfache Parametrierung und das durchdachte Geschäftsmodell machen sie zu einer unverzichtbaren Lösung. Unser Ziel ist es nun, unser Know-how im Umgang mit dem Tool auszuweiten, um es anderen Kunden anzubieten und seinen Einsatz hochzufahren, damit so viele Menschen wie möglich davon profitieren können!“
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