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Rhoni Group

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Solutions offered

Rhoni Group ist es gelungen, seine Arbeitsabläufe zur Verwaltung von Arbeitsverträgen mit der Online-Signaturlösung erheblich zu beschleunigen

Rhoni Group mit Sitz in Brignais (Departement Rhône, Frankreich) bietet über seine verschiedenen Gesellschaften Facility Management Services für Unternehmen an. Zu den Dienstleistungen gehören insbesondere Hygiene, Instandhaltung und Reinigung in der Industrie (Rhonis) sowie Ausbauarbeiten in Gebäuden und energetische Sanierung (Rhonibat). Die dritte Gesellschaft der Gruppe, Rhon-concept, fungiert als Generalunternehmer und Planungsbüro.

Rhoni Group hat vor mehreren Jahren eine umfassende Digitalisierungsstrategie seiner branchenbezogenen Arbeitsabläufe eingeleitet. Die Gruppe nutzt ein integriertes System (Sage) für den Großteil seiner täglichen Vorgänge in den Bereichen Buchhaltung, Fakturierung, Human Resources und Gehaltsabrechnung. Zur Vollendung dieser Transformation fehlte jedoch ein wesentlicher Baustein: die Dematerialisierung der Arbeitsverträge, die erst mit der elektronischen Signaturlösung Oodrive Sign möglich gemacht wurde.

Nach Ansicht von Philippe Galera, Generaldirektor von Rhoni Group, hat die Implementierung der Lösung Oodrive Sign der Gruppe ermöglicht, ihre Digitalisierungsstrategie in der Zeit nach der Covid-19-Pandemie, in der die Spielregeln vollkommen neu aufgestellt wurden, zu verbessern … das heißt aber auch, dass es jetzt kein Zurück mehr gibt.

Wir wollen uns anschauen, warum sich Rhoni Group für Oodrive Sign entschieden hat und wie die Implementierung der Lösung vonstatten ging.

„Oodrive Sign ist die letzte Phase unseres Transformationsprozesses: Die Lösung wird im Wesentlichen bei Rhonis eingesetzt, aber wir beabsichtigen, sie in Kürze auf die gesamte Gruppe auszudehnen. Eines ist angesichts der Vorteile, die dieses Tool uns bietet, sicher: Es gibt kein Zurück mehr.“
Philippe Galera ,
Generaldirektor, Rhoni Group

Das Problem der Verwaltung von Arbeitsverträgen aus der Ferne

Im Bereich des Facility Managements, in dem die meisten Tätigkeiten delokalisiert sind, stellt die dematerialisierte Vertragsverwaltung eine große Herausforderung dar. In der Rhoni Group ist Mobilität gang und gäbe, der Großteil der Kommunikation erfolgt digital zwischen dem Hauptsitz und den zahlreichen, geographisch verteilten Standorten (220 im Departement Rhône). Um eine ordnungsgemäße Verwaltung der Arbeitsverträge zu gewährleisten, waren genau festgelegte administrative Prozesse eingerichtet worden, durch die die HR-Mitarbeitenden allerdings wertvolle Zeit verloren. Und da die Dematerialisierung bereits für alle anderen administrativen Dokumente beschlossene Sache war – insbesondere für Kundenverträge, Angebote, Rechnungen und Gehaltsabrechnungen – war es naheliegend, auch die intern abgeschlossenen Verträge in diesen Prozess zu integrieren.

Mit diesem Ziel vor Augen hat sich Philippe Galera auf die Suche nach einer elektronischen Signaturlösung begeben, die sich für die Anforderungen der Gruppe eignet. „Wir hatten eigentlich nur eine Anforderung an das Tool: Es sollte ein Benachrichtigungssystem per SMS aufweisen. Personen, die keine E-Mail-Adresse haben oder diese aus irgendeinem Grund nicht angeben wollen, sollten trotzdem problemlos benachrichtigt werden können.“ Während er mit dem Benchmark der marktüblichen Software beginnt, wird er von den Oodrive-Teams kontaktiert. „Ein Kundenberater hat mich genau in dem Moment angerufen, wo ich alle Möglichkeiten der marktüblichen Produkte geprüft habe. Das nennt man gutes Timing!“

Oodrive Sign trägt dazu bei, Unterzeichnungsprozesse zu beschleunigen, indem sie in die Arbeitsabläufe integriert werden. Gleichzeitig werden die Sicherheit der unterzeichneten Dokumente und die Rechtsgültigkeit der Unterschriften (unter Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze) in einer zuverlässigen, vor äußeren Einflüssen geschützten Infrastruktur gewährleistet. Die Lösung bietet die Möglichkeit, die branchenspezifischen Prozesse zu optimieren, Zeit bei den Arbeitsabläufen einzusparen und die Kosten zu reduzieren. Oodrive Sign ist die einzige marktübliche Lösung, die auch die von Rhoni Group gewünschte Funktion aufweist, die Benachrichtigung auf dem Smartphone.

Schnelle Implementierung

Die Lösung Oodrive Sign konnte innerhalb weniger Wochen im Januar 2022 implementiert werden. Philippe Galera äußert sich zum Timing: „Ursprünglich hatten wir eine Implementierung für 2021 nach der Covid-19-Pandemie vorgesehen, aber aus organisatorischen Gründen war dies nicht möglich. Anfang 2022 sahen wir uns jedoch gezwungen, die Lösung so schnell wie möglich umzusetzen.“

Am 14. Januar organisierte das Customer Success Management Team von Oodrive im Beisein von Philippe Galera, Géraldine Royer (HR-Leiterin) und Jérémy Pierron (betrieblicher Direktor) eine Einführungsveranstaltung, damit sich die Endbenutzer des Tools mit den Funktionen vertraut machen konnten. Die größte Herausforderung bestand nun darin, sicherzustellen, dass die Lösung von allen angenommen und auch täglich benutzt wird! Die Nutzer hatten bei den ersten Versuchen mit einigen Schwierigkeiten zu kämpfen: Das Erlernen der Benutzeroberfläche braucht etwas Zeit und Konfigurationsprobleme zwingen zur Überarbeitung des Layouts der Arbeitsverträge. Das pädagogische Geschick und die Reaktionsfähigkeit des CSM-Teams haben dazu beigetragen, dass diese anfänglichen Schwierigkeiten sehr schnell überwunden werden konnten.

„Bei der Implementierung eines neuen Tools gibt es natürlich immer branchenspezifische Hindernisse,“ meint Philippe Galera. „Die Parametrierung der Smartfields [in die Dokumente integrierte und automatisch ausgefüllte Felder] dauerte länger als erwartet. Doch nachdem wir die Lösung implementiert und die Anpassungen vorgenommen hatten, konnten wir sie dank der Unterstützung von Oodrive sehr schnell nutzen. Und heute schwört Géraldine [Royer], dass sie nicht mehr darauf verzichten möchte!“

„Mit Oodrive Sign profitieren wir von einer schnellen und sicheren Ausführung bei der elektronischen Verwaltung von Arbeitsverträgen. Bei uns sind das ca. dreißig Verträge pro Monat.“
Philippe Galera ,
Generaldirektor, Rhoni Group

Schnelle Implementierung

Die Lösung Oodrive Sign konnte innerhalb weniger Wochen im Januar 2022 implementiert werden. Philippe Galera äußert sich zum Timing: „Ursprünglich hatten wir eine Implementierung für 2021 nach der Covid-19-Pandemie vorgesehen, aber aus organisatorischen Gründen war dies nicht möglich. Anfang 2022 sahen wir uns jedoch gezwungen, die Lösung so schnell wie möglich umzusetzen.“

Am 14. Januar organisierte das Customer Success Management Team von Oodrive im Beisein von Philippe Galera, Géraldine Royer (HR-Leiterin) und Jérémy Pierron (betrieblicher Direktor) eine Einführungsveranstaltung, damit sich die Endbenutzer des Tools mit den Funktionen vertraut machen konnten. Die größte Herausforderung bestand nun darin, sicherzustellen, dass die Lösung von allen angenommen und auch täglich benutzt wird! Die Nutzer hatten bei den ersten Versuchen mit einigen Schwierigkeiten zu kämpfen: Das Erlernen der Benutzeroberfläche braucht etwas Zeit und Konfigurationsprobleme zwingen zur Überarbeitung des Layouts der Arbeitsverträge. Das pädagogische Geschick und die Reaktionsfähigkeit des CSM-Teams haben dazu beigetragen, dass diese anfänglichen Schwierigkeiten sehr schnell überwunden werden konnten.

„Bei der Implementierung eines neuen Tools gibt es natürlich immer branchenspezifische Hindernisse,“ meint Philippe Galera. „Die Parametrierung der Smartfields [in die Dokumente integrierte und automatisch ausgefüllte Felder] dauerte länger als erwartet. Doch nachdem wir die Lösung implementiert und die Anpassungen vorgenommen hatten, konnten wir sie dank der Unterstützung von Oodrive sehr schnell nutzen. Und heute schwört Géraldine [Royer], dass sie nicht mehr darauf verzichten möchte!“

Beschleunigung der Arbeitsabläufe

Dank Oodrive Sign sparen die HR-Teams bei der Verwaltung der Arbeitsverträge wertvolle Zeit. Die Lösung beschleunigt und sichert den Vertragsabschluss.

Aufbewahrung der Dokumente

Der digitale Safe von Oodrive bietet die Möglichkeit, die internen Dokumente an einem gesicherten Ort abzulegen. Die Daten werden auf Servern in Frankreich gespeichert, die den europäischen Datenschutzgesetzen unterliegen.

Rückverfolgbarkeit der Aktionen

Alle in Oodrive Sign ausgeführten Aktionen (Verteilung der Dokumente, Änderungen, Anmerkungen, Unterschriften …) werden gespeichert und können später überprüft werden. Dank dieser Rückverfolgbarkeit haben die HR-Teams eine uneingeschränkte Kontrolle über den gesamten Prozess.

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