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Ascencio

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So hat Ascencio seine Führungsgremien digitalisiert

Ascencio wurde 2006 gegründet und ist eine öffentliche, reglementierte Immobiliengesellschaft („SIR“) nach belgischem Recht mit Sitz in Brüssel. Das Unternehmen hat sich auf Investitionen in Gewerbeflächen spezialisiert und zeichnet sich durch ein hybrides Portfolio aus Supermärkten und Retail Parks (Gewerbegebiete am Stadtrand) aus. Es ist im Wesentlichen in Belgien und in Frankreich tätig und hat Beteiligungen in Spanien. Ascencio beschäftigt 18 Mitarbeitende, verwaltet ca. hundert Gebäude (mit 450 000 m2 Gewerbefläche) und erzielt einen Jahresumsatz aus Mieteinnahmen von mehr als 46 Millionen Euro.

Innerhalb des Unternehmens stellt die Organisation von Sitzungen der Führungsgremien eine große Herausforderung dar. Jährlich finden ca. dreißig Meetings der verschiedenen Gremien statt: Aufsichtsrat, Investitionsausschuss, Auditausschuss und Ernennungs- und Vergütungsausschuss. Ihre Vorbereitung nimmt wertvolle Zeit in Anspruch, da sie größtenteils manuell erfolgt: manuelle Verschlüsselung, Ausdrucken von Dokumenten und Booklets, Postversand an die Teilnehmer. „Es ist höchste Zeit, dass wir den Pfad der Digitalisierung einschlagen; daher haben wir Oodrive gebeten, uns bei diesem Schritt zu unterstützen“, meint Stéphanie Vanden Broecke.

Rückblick auf eine lehrreiche Erfahrung, mit der es Ascencio gelungen ist, 15 Arbeitstage pro Jahr einzusparen, den Organisationsprozess seiner Führungsgremien zu verbessern und die Abhängigkeit von Papierdokumenten und Postversand drastisch zu reduzieren.

„Oodrive Meet hat uns dabei geholfen, die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern und unsere Prozesse bei der Organisation strategischer Sitzungen zu optimieren.“
Stéphanie Vanden Broecke ,
Secretary General & General Counsel bei Ascencio

Strategische Meetings digitalisieren: eine große Herausforderung

Bei Ascencio beläuft sich der Zeitaufwand für die Vorbereitung von Führungstreffen auf mehrere Arbeitstage. Die Organisatoren müssen den Zeitplan per Hand in Outlook verschlüsseln, Einladungen in Word und PDF erstellen, jedes Dokument für alle Teilnehmer ausdrucken (Tagesordnung, Vollmachten, Anhänge …) und ein Booklet zusammenstellen, dass den Ausschussmitgliedern übergeben wird. Und zum Abschluss muss noch ein Sitzungsprotokoll erstellt werden.

Dieser Prozess ist nicht nur aufwendig, sondern auch kostspielig – in Bezug auf Zeit, Geld und Risiken. Bei jeder Ausschusssitzung werden im Durchschnitt 10 Dokumente erstellt und per Post, DHL oder sogar per Boten versandt, wenn Eile geboten ist. Aufgrund dieser schwerfälligen Verfahren ist die geringste Änderung für die Mitarbeitenden extrem komplex und zeitaufwendig. Da sensible Dokumente ohne zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen an die Teilnehmer versandt werden, erhöht sich das latente Datenschutzrisiko erheblich.

Der Übergang zu einer digitalen Lösung für die Organisation von Führungstreffen ist also unverzichtbar.

  • Für die Teams besteht das Ziel darin, die Vorbereitung und Verteilung der Dokumente zu vereinfachen, den Zeitaufwand zum Ausdrucken, Zusammenstellen und Versenden der Booklets zu reduzieren und an Flexibilität zu gewinnen – zum Beispiel um Änderungen in letzter Minute vornehmen zu können.
  • Für die Teilnehmer geht es darum, die Dokumente für die Sitzungen zu zentralisieren, jederzeit von jedem Gerät darauf zugreifen und die Änderungsübersicht der Dokumente einsehen zu können. Auf dem Gebiet der CSR sind die größten Herausforderungen die Sicherheit beim Teilen sensibler Daten und die Einhaltung der DSGVO.

Nach Ansicht von Stéphanie Vanden Broecke erfüllt Oodrive Meet alle diese Anforderungen. „Die Lösung weist die gewünschte Flexibilität auf und entspricht der Arbeitsorganisation, die sich seit den Anfängen der Pandemie durchgesetzt hat. Der ständige Zugang zu den Dokumenten auf verschiedenen Datenträgern erleichtert die Arbeit der Teams und gewährleistet eine absolute Geheimhaltung, eine gesicherte Datenspeicherung und einen Versand garantiert ohne Risiken.“

Oodrive Meet, eine Digitalisierungslösung, die alle organisatorischen Anforderungen von Ascencio erfüllt

„Die Zusammenarbeit mit Oodrive erfolgte unter ausgezeichneten Bedingungen“, berichtet Stéphanie. Trotz einiger Einwände, im Wesentlichen von Ausschussmitgliedern, die sich Neuerungen eher zurückhaltend gegenüberstehen, wurde die Einrichtung des neuen Systems schnell und reibungslos umgesetzt. „In noch nicht einmal einem halben Tag wurden alle Mitarbeitenden für die Lösung geschult!“

Mit Oodrive Meet erfolgt die gesamte Vorbereitung der Meetings an einem Ort in nur wenigen Klicks: Verschlüsselung des Zeitplans und der Einladungen, Erstellung der Tagesordnung und Verknüpfung der Dokumente (wobei sichergestellt werden muss, dass immer die neuesten Versionen zur Verfügung stehen), Versand der Einladungen und digitalen Booklets … Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, die Dokumente einzusehen und mit Kommentaren zu versehen und die einzelnen Ausschusssitzungen über den Zeitplan verfolgen.

Die Ergebnisse lassen nicht lange auf sich warten. Sofort nach der Einführung von Oodrive Meet hat das Unternehmen in mehreren Bereichen Einsparungen erzielt …

  • Arbeitszeit (ein halber Tag Vorbereitungszeit pro Meeting, das sind insgesamt 15 Arbeitstage pro Jahr),
  • Zeitaufwand für den Versand der Einladungen und Booklets,
  • Papierausdruck (auf Null reduziert),
  • Postversand (die Dokumente werden online über Oodrive Meet bereitgestellt).

Letztendlich kostet Ascencio die Organisation von Führungstreffen jetzt … null Euro! Und nicht zu vergessen der Nutzen für die Umwelt: Diese Maßnahme fällt in den Rahmen der CSR-Politik des Unternehmens.

Neben diesem konkreten Nutzen (und einem positiven ROI) ist noch ein weiterer Aspekt zu berücksichtigen – die Optimierung der Prozesse und mehr Flexibilität für die Teams. Dazu meint Stéphanie Vanden Broecke: „Oodrive Meet hat unsere Arbeitsweise grundlegend verändert. Das ist stellt in Bezug auf Organisation, Flexibilität und Sicherheit einen riesigen Schritt nach vorn dar. Eines ist sicher, wir können nicht mehr zurück!“

„Die Lösung weist die gewünschte Flexibilität auf und entspricht der Arbeitsorganisation, die sich seit den Anfängen der Pandemie durchgesetzt hat.“
Stéphanie Vanden Broecke ,
Secretary General & General Counsel bei Ascencio
Ascencio

Oodrive Meet, eine Digitalisierungslösung, die alle organisatorischen Anforderungen von Ascencio erfüllt

„Die Zusammenarbeit mit Oodrive erfolgte unter ausgezeichneten Bedingungen“, berichtet Stéphanie. Trotz einiger Einwände, im Wesentlichen von Ausschussmitgliedern, die sich Neuerungen eher zurückhaltend gegenüberstehen, wurde die Einrichtung des neuen Systems schnell und reibungslos umgesetzt. „In noch nicht einmal einem halben Tag wurden alle Mitarbeitenden für die Lösung geschult!“

Mit Oodrive Meet erfolgt die gesamte Vorbereitung der Meetings an einem Ort in nur wenigen Klicks: Verschlüsselung des Zeitplans und der Einladungen, Erstellung der Tagesordnung und Verknüpfung der Dokumente (wobei sichergestellt werden muss, dass immer die neuesten Versionen zur Verfügung stehen), Versand der Einladungen und digitalen Booklets … Die Teilnehmer haben die Möglichkeit, die Dokumente einzusehen und mit Kommentaren zu versehen und die einzelnen Ausschusssitzungen über den Zeitplan verfolgen.

Die Ergebnisse lassen nicht lange auf sich warten. Sofort nach der Einführung von Oodrive Meet hat das Unternehmen in mehreren Bereichen Einsparungen erzielt …

  • Arbeitszeit (ein halber Tag Vorbereitungszeit pro Meeting, das sind insgesamt 15 Arbeitstage pro Jahr),
  • Zeitaufwand für den Versand der Einladungen und Booklets,
  • Papierausdruck (auf Null reduziert),
  • Postversand (die Dokumente werden online über Oodrive Meet bereitgestellt).

Letztendlich kostet Ascencio die Organisation von Führungstreffen jetzt … null Euro! Und nicht zu vergessen der Nutzen für die Umwelt: Diese Maßnahme fällt in den Rahmen der CSR-Politik des Unternehmens.

Neben diesem konkreten Nutzen (und einem positiven ROI) ist noch ein weiterer Aspekt zu berücksichtigen – die Optimierung der Prozesse und mehr Flexibilität für die Teams. Dazu meint Stéphanie Vanden Broecke: „Oodrive Meet hat unsere Arbeitsweise grundlegend verändert. Das ist stellt in Bezug auf Organisation, Flexibilität und Sicherheit einen riesigen Schritt nach vorn dar. Eines ist sicher, wir können nicht mehr zurück!“

Die Vorteile von Oodrive Meet

Einfache Nutzung

Einfach zugängliche und intuitive Lösung: Alles wird an einem Ort erledigt. Durch die Nutzung von Oodrive Meet wird der Umgang mit sensiblen Daten begrenzt und damit auch das Risiko von Datenlecks.

Optimierung der Prozesse

Vereinfachte der Vorbereitung und Abhaltung von strategischen Meetings. Mehr Sicherheit bei der Organisation für alle Beteiligten (Assistent/innen, Teilnehmer und CSR).

Effizienzsteigerung

Effizienz- und Produktivitätssteigerung: weniger Zeitaufwand, um Dokumente zu verschlüsseln, auszudrucken und zu versenden. Mehr Flexibilität für eine optimale Zusammenarbeit

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