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Il gruppo CFE ottimizza le sue riunioni strategiche con una Board Room intuitiva e sicura

Il gruppo CFE è un attore importante nel settore dell’industria belga. Le sue attività si suddividono in quattro segmenti. Su questi quattro segmenti CFE ambisce a costruire il futuro e, così facendo, a trasformare (e migliorare) la vita quotidiana di centinaia di migliaia di persone.

Negli ultimi 20 anni il gruppo ha conosciuto uno sviluppo rapido tramite le acquisizioni e le fusioni che hanno contribuito a rafforzare le sue attività. Per Reginald Cartuyvels, IT Business Partner all’interno di CFE, questa espansione diligente rappresenta una grande sfida: è necessario che la digitalizzazione segua il ritmo e si adatti alle necessità professionali e alle sfide strategiche. «Il mio ruolo consiste nell’identificare le soluzioni IT in grado di rispondere ai bisogni aziendali in modo mirato, al fine di digitalizzare e di semplificare i processi aziendali». Ed è in questo contesto che ci si mette alla ricerca di una soluzione Board Room virtuale che sia in grado di sostituire una serie di strumenti ormai non più adatti alle problematiche del gruppo: organizzare riunioni strategiche in tutta semplicità, ma allo stesso tempo in totale sicurezza.

«Con Oodrive Meet gli amministratori sono in grado di preparare le riunioni del top management – comitati per la revisione contabile, di rischio o per le retribuzioni, board meetings… – nelle condizioni ottimali di sicurezza e riservatezza, oltre che in mobilità», sottolinea Reginald Cartuyvels

Scopriamo a quali necessità Oodrive Meet doveva rispondere per il gruppo CFE e come è avvenuta la sua implementazione.

“Attualmente utilizzata nel quadro delle attività di contrattualizzazione e di promozione immobiliare, la soluzione di Oodrive è divenuta chiaramente imprescindibile per noi.”
Reginald Cartuyvels ,
IT Business Partner, Gruppo CFE
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L’organizzazione di riunioni strategiche in un ambiente semplificato e sicuro

Le riunioni strategiche vertono su sfide legate alla riservatezza e alla sicurezza di massimo livello, alle quali le aziende devono rispondere orientandosi verso strumenti adeguati. Per molti anni il gruppo CFE si è appoggiato a una soluzione di gestione sicura dei documenti – DOCOVA – per le istanze di governance, associata a IBM Notes per il mailing e la condivisione di file e a Polycom per le videoconferenze. Dopo la migrazione dei dati verso Outlook e Office 365, si è presentata tuttavia la questione di implementare un nuovo strumento. Secondo Reginald Cartuyvels, «il passaggio a Office 365 ha dato l’impulso per cercare una nuova soluzione adatta a rispondere alle nostre aspettative in termini di facilità d’uso, accessibilità mobile, sicurezza e costi»

A livello interno, sono tutti d’accordo a confermare la necessità di un cambiamento. Mentre alcuni si orientano verso le applicazioni standard di Microsoft e altri verso strumenti già utilizzati dalle società simili all’interno del gruppo, il team IT propone di considerare una soluzione totalmente nuova. Si scopre che Oodrive Meet è una delle soluzioni sul mercato che propone precisamente le funzionalità ricercate dal gruppo: semplicità di gestione, accessibilità da qualsiasi tipo di dispositivo, riservatezza degli scambi e sicurezza dei documenti.

Oodrive Meet è stato concepito per semplificare l’organizzazione e la pianificazione delle riunioni strategiche offrendo agli amministratori un spazio virtuale sicuro oltre una serie di funzionalità pensate per ottimizzare la preparazione: attribuzione e gestione dei diritti, invio degli inviti, compilazione dei documenti (che i partecipanti possono consultare, modificare o annotare, in base ai diritti di cui dispongono), sistemi di voto, integrazione di Microsoft Teams per le videoconferenze…

Un’implementazione rapida e un’operatività immediata

Una volta trovata la buona soluzione, si presenta un’altra sfida: l’implementazione deve essere effettuata quanto prima. I comitati e i board meeting si svolgono ogni tre mesi circa e il team IT ha qualche settimana di tempo per impostare il nuovo strumento e garantire la preparazione della riunione successiva.

Grazie alla reattività del Customer Success Managers di Oodrive, la sfida è accolta con flessibilità ed efficienza. Reginald Cartuyvels racconta: «Sono passati circa due mesi tra il via libera dato a Oodrive e il momento in cui abbiamo cominciato a lavorare su Oodrive Meet. Durante questo periodo abbiamo effettuato la migrazione dei documenti archiviati, garantito la formazione degli utenti chiave e fatto in modo che l’implementazione da parte degli utenti finali avvenisse nel miglior modo possibile.» Lo strumento richiede qualche adattamento all’inizio, ma l’adozione è unanime: non è necessario organizzare sessioni mirate di formazione e i rari problemi evidenziati dai collaboratori sono presi in carico dagli utenti chiave.

Oggi Oodrive Meet è utilizzato da circa un centinaio di utenti, internamente ed esternamente ed è gestito da alcune decine di amministratori. La gestione avanzata degli accessi permette di attribuire i profili di connessione in funzione degli usi ed è molto facile eliminare o modificare un account in caso di cambiamento.

Anche se è difficile misurare l’impatto di una soluzione di questa natura, ci sono comunque segnali che non tradiscono. Come ha sottolineato Reginald Cartuyvels: «Gli utenti sollevano pochi problemi nell’uso quotidiano di Oodrive Meet. Questa, a mio avviso, è la migliore dimostrazione di successo per lo strumento. A tal punto che stiamo pensando di integrare altri tipi di riunione! »

“Oodrive Meet è un game changer. La soluzione è user-friendly, sia per gli amministratori, sia per gli utenti finali. La gestione dei diritti, associata alla mobilità completa, contribuisce da parte sua a trasformare gli usi, per un impatto indiscutibilmente positivo.”
Reginald Cartuyvels ,
IT Business Partner, Gruppo CFE
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Un’implementazione rapida e un’operatività immediata

Una volta trovata la buona soluzione, si presenta un’altra sfida: l’implementazione deve essere effettuata quanto prima. I comitati e i board meeting si svolgono ogni tre mesi circa e il team IT ha qualche settimana di tempo per impostare il nuovo strumento e garantire la preparazione della riunione successiva.

Grazie alla reattività del Customer Success Managers di Oodrive, la sfida è accolta con flessibilità ed efficienza. Reginald Cartuyvels racconta: «Sono passati circa due mesi tra il via libera dato a Oodrive e il momento in cui abbiamo cominciato a lavorare su Oodrive Meet. Durante questo periodo abbiamo effettuato la migrazione dei documenti archiviati, garantito la formazione degli utenti chiave e fatto in modo che l’implementazione da parte degli utenti finali avvenisse nel miglior modo possibile.» Lo strumento richiede qualche adattamento all’inizio, ma l’adozione è unanime: non è necessario organizzare sessioni mirate di formazione e i rari problemi evidenziati dai collaboratori sono presi in carico dagli utenti chiave.

Oggi Oodrive Meet è utilizzato da circa un centinaio di utenti, internamente ed esternamente ed è gestito da alcune decine di amministratori. La gestione avanzata degli accessi permette di attribuire i profili di connessione in funzione degli usi ed è molto facile eliminare o modificare un account in caso di cambiamento.

Anche se è difficile misurare l’impatto di una soluzione di questa natura, ci sono comunque segnali che non tradiscono. Come ha sottolineato Reginald Cartuyvels: «Gli utenti sollevano pochi problemi nell’uso quotidiano di Oodrive Meet. Questa, a mio avviso, è la migliore dimostrazione di successo per lo strumento. A tal punto che stiamo pensando di integrare altri tipi di riunione! »

Oodrive Meet

Scarica il case study

Facilità d’uso

Implementazione rapida da parte degli utenti finali e degli amministratori, funzionalità intuitive e processi facili da integrare.

Sicurezza dei dati

Messa a disposizione di un ambiente altamente sicuro con sessioni e contenuti cifrati, sistemi di autenticazione avanzati e conservazione dei dati in data center europei.

Accessibilità mobile

Accesso allo strumento da qualsiasi dispositivo (desktop, smartphone, tablet) con una semplice connessione Internet, che permette di consultare i documenti in mobilità.

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