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Come Ascencio ha digitalizzato i suoi procedimenti di governance

Fondata nel 2006, Ascencio è una Società immobiliare regolamentata (SIR pubblica) con sede a Bruxelles. Specializzata negli investimenti su superfici commerciali, caratterizzata da un portafoglio ibrido che unisce supermercati e retail parks (parchi di attività commerciali situati nelle periferie delle città), è attiva essenzialmente in Belgio e Francia e ha interessi in Spagna. La società conta 18 collaboratori, gestisce un centinaio di immobili (per 450 000 m2 di superficie commerciale) e genera più di 46 milioni di Euro di reddito da locazione annuale.

All’interno di Ascensio l’organizzazione (e lo svolgimento) dei procedimenti di governance rappresenta una vera e propria sfida. Sono quasi trenta le riunioni che si tengono ogni anno: consigli di amministrazione, comitati di investimento, comitati di audit e comitati per le nomine e la remunerazione. La loro preparazione richiede un certo tempo, a causa di processi principalmente fisici: codifica manuale, stampa di documenti e opuscoli, invio tramite corriere ai partecipanti. Come evidenzia Stéphanie Vanden Broecke, «era giunto il momento di prendere il treno della digitalizzazione e noi abbiamo scelto Oodrive per accompagnarci in questo passo».

Feedback su un’esperienza ricca di insegnamenti, al termine della quale Ascencio è arrivata a risparmiare 15 giorni di lavoro all’anno, a migliorare il proprio processo organizzativo dei procedimenti di governance e a ridurre drasticamente la sua dipendenza dalla carta e dagli invii postali.

«Oodrive Meet ci ha aiutati a rispondere alla sfida della digitalizzazione, ottimizzando i nostri processi di convocazione e di organizzazione delle riunioni strategiche.»
Stéphanie Vanden Broecke ,
Secretary General & General Counsel presso Ascencio

Digitalizzare le proprie riunioni strategiche: una grande sfida da affrontare

Da Ascencio il tempo trascorso sulla preparazione dei procedimenti di governance si conta in giornate intere. Gli organizzatori devono codificare manualmente l’agenda su Outlook, stabilire le convocazioni in formato Word e PDF, stampare ogni documento destinato ai partecipanti (ordine del giorno, deleghe, allegati…) e confezionare un opuscolo da trasmettere ai membri dei comitati e infine redigere un verbale della riunione dopo che questa è conclusa.

Questo processo non è solo fastidioso, ma anche costoso, in termini di tempo, denaro e rischi. Ogni comitato genera in media 10 documenti, trasmessi via corriere postale o DHL o persino tramite trasportatore personale, in caso di urgenza. La complessità delle procedure rende difficile anche la modifica più piccola, con una grande perdita di tempo per i team. I documenti sensibili sono condivisi con i partecipanti in assenza di uno scudo di sicurezza e ciò tende ad aumentare i rischi latenti in materia di riservatezza.

Di fatto, il passaggio a una soluzione digitale per l’organizzazione delle riunioni di governance diventa una necessità.

  • Per i team l’obiettivo è di semplificare la preparazione e la diffusione dei documenti, di ridurre il tempo passato a stampare, confezionare e spedire gli opuscoli e di guadagnare in flessibilità: questo per poter apportare modifiche dell’ultimo minuto, per esempio.
  • Per i partecipanti si tratta di centralizzare il materiale informativo relativo alle riunioni, di avere l’accesso in qualsiasi momento, indipendentemente dal dispositivo e di poter consultare una cronologia dei documenti. Infine, per l’RSI, le sfide riguardano la sicurezza di condivisione dei dati sensibili e la conformità con l’RGPD.

Per Stéphanie Vanden Broecke, l’implementazione dello strumento Oodrive Meet ha permesso di spuntare tutte queste caselle. «La soluzione ci offre la flessibilità di cui abbiamo bisogno e risponde all’organizzazione del lavoro come si è imposta a partire dall’inizio della pandemia. L’accesso costante ai documenti da una serie di supporti facilita moltissimo il lavoro dei team, garantendo una riservatezza assoluta, con invii senza rischi.»

Oodrive Meet, la soluzione di digitalizzazione che soddisfa le esigenze organizzative di Ascencio

«La collaborazione con Oodrive si è svolta nelle migliori condizioni possibili», riferisce Stéphanie. Malgrado qualche obiezione iniziale, venuta principalmente dai membri dei comitati, un po’ cauti all’idea di sconvolgere le abitudini, l’adattamento al nuovo strumento è stato rapido e senza intoppi. «In una sola mezza giornata i collaboratori sono stati formati per questa soluzione! »

Con Oodrive Meet, l’intera fase di preparazione delle riunioni si fa da una sola posizione, con pochi gesti: codifica dell’agenda e delle convocazioni, redazione dell’ordine del giorno e collegamento dei documenti (assicurando di avere sempre a disposizione le versioni precedenti in ordine di tempo), invio delle convocazioni e dei booklet digitali…Da parte loro, i partecipanti possono consultare e annotare i documenti e seguire la cronologia dei comitati attraverso l’agenda.

I risultati non si fanno attendere. Da quando si è cominciato a utilizzare Oodrive Meet, l’azienda ha fatto risparmi su:

  • giornate di lavoro (mezza giornata di preparazione per ogni riunione o 15 giornate intere all’anno),
  • il tempo trascorso a inviare le convocazioni e i booklet,
  • la stampa su carta (ridotta a zero),
  • l’invio postale (i documenti sono condivisi online).

Alla fine, l’organizzazione di un procedimento di governance costa ormai ad Ascencio…zero Euro! Senza contare i benefici per il pianeta: un risultato che rientra nell’approccio RSI della società.

Infine, al di là dei benefici concreti (e di un ROI positivo), c’è un’altra dimensione da prendere in considerazione: l’ottimizzazione dei processi e la maggiore flessibilità per i team. Come testimonia Stéphanie Vanden Broecke : «Oodrive Meet ha trasformato il nostro modo di fare. Si tratta di un enorme passo avanti in materia di organizzazione, di flessibilità e di sicurezza. Quel che è certo è che non possiamo più tornare indietro! »

"La soluzione ci offre la flessibilità di cui abbiamo bisogno e risponde all’organizzazione del lavoro come si è imposta a partire dall’inizio della pandemia."
Stéphanie Vanden Broecke ,
Secretary General & General Counsel presso Ascencio
Ascencio

Oodrive Meet, la soluzione di digitalizzazione che soddisfa le esigenze organizzative di Ascencio

«La collaborazione con Oodrive si è svolta nelle migliori condizioni possibili», riferisce Stéphanie. Malgrado qualche obiezione iniziale, venuta principalmente dai membri dei comitati, un po’ cauti all’idea di sconvolgere le abitudini, l’adattamento al nuovo strumento è stato rapido e senza intoppi. «In una sola mezza giornata i collaboratori sono stati formati per questa soluzione! »

Con Oodrive Meet, l’intera fase di preparazione delle riunioni si fa da una sola posizione, con pochi gesti: codifica dell’agenda e delle convocazioni, redazione dell’ordine del giorno e collegamento dei documenti (assicurando di avere sempre a disposizione le versioni precedenti in ordine di tempo), invio delle convocazioni e dei booklet digitali…Da parte loro, i partecipanti possono consultare e annotare i documenti e seguire la cronologia dei comitati attraverso l’agenda.

I risultati non si fanno attendere. Da quando si è cominciato a utilizzare Oodrive Meet, l’azienda ha fatto risparmi su:

  • giornate di lavoro (mezza giornata di preparazione per ogni riunione o 15 giornate intere all’anno),
  • il tempo trascorso a inviare le convocazioni e i booklet,
  • la stampa su carta (ridotta a zero),
  • l’invio postale (i documenti sono condivisi online).

Alla fine, l’organizzazione di un procedimento di governance costa ormai ad Ascencio…zero Euro! Senza contare i benefici per il pianeta: un risultato che rientra nell’approccio RSI della società.

Infine, al di là dei benefici concreti (e di un ROI positivo), c’è un’altra dimensione da prendere in considerazione: l’ottimizzazione dei processi e la maggiore flessibilità per i team. Come testimonia Stéphanie Vanden Broecke : «Oodrive Meet ha trasformato il nostro modo di fare. Si tratta di un enorme passo avanti in materia di organizzazione, di flessibilità e di sicurezza. Quel che è certo è che non possiamo più tornare indietro! »

I vantaggi di Oodrive Meet

Facilità d’uso

Soluzione di accesso semplice e intuitiva: si fa tutto dallo stesso posto. Il suo impiego limita la manipolazione dei dati sensibili e riduce quindi i rischi di fuga delle informazioni.

Ottimizzazione dei processi

Semplificazione della preparazione e dello svolgimento delle riunioni strategiche. Organizzazione più serena per le parti interessate (assistenti, partecipanti e RSI).

Maggiore efficacia

Maggiore efficacia e produttività: meno tempo trascorso a codificare, stampare e inviare documenti. Più flessibilità, per una collaborazione ottimale.

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