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Orange Belgium risparmia tempo e riduce lo stress con le riunioni di consiglio virtuali

Orange Belgium aiuta oltre 3 milioni di persone a connettersi e a comunicare con innovativi servizi di telecomunicazioni che comprendono telefonia mobile e fissa, televisione e internet a banda larga. Leader di mercato in Belgio e Lussemburgo, Orange Belgium è una società controllata di Orange Group, il marchio internazionale delle telecomunicazioni con più di 250 milioni di clienti nel mondo.

Per Jelle Jacquet, vicedirettrice del personale di Orange Belgium, aiutare le persone a comunicare è altrettanto fondamentale per i team dell’azienda quanto lo è per i clienti. “Quando ho iniziato in questo incarico, abbiamo effettuato una mini verifica delle opportunità di incrementare l’efficienza”, afferma Jacquet. “Digitalizzare il supporto delle riunioni di consiglio è stato un gioco da ragazzi. I membri del consiglio spesso avevano l’esigenza di partecipare da remoto, a causa del Covid, e la consegna di pacchetti di documenti cartacei poteva risultare complessa. Abbiamo individuato un modo ecologico di fare le cose e più facile dal loro punto di vista; senza gestione delle versioni, compromissione della riservatezza, né ritardi”.

“Usiamo Oodrive Meet per tutte le nostre riunione di consiglio, in modo che tutti – inclusi i membri indipendenti – abbiano le stesse possibilità di accesso veloce e sicuro ai documenti riservati che hanno necessità di consultare”.
Jelle Jacquet ,
vicedirettrice del personale, Orange Belgium

Una soluzione semplice e senza stress

 

La distribuzione dei documenti prima delle riunioni di consiglio è essenziale per la governance aziendale, ma la gestione di copie cartacee riservate è sempre stata un problema. Per il Comitato Remunerazioni di Orange Belgium, i documenti venivano inviati come allegati via email alcuni giorni prima della riunione e un pacchetto di documenti cartacei di trenta pagine degli stessi materiali veniva distribuito il giorno della riunione. L’invio di copie elettroniche a server esterni, però, creava potenziali rischi per la sicurezza e non dava a Orange Belgium la possibilità di monitorarne l’utilizzo. Inoltre, la consegna di due copie dei documenti poteva causare confusione e disguidi, nel caso fossero state apportate modifiche prima della stampa.

“Per l’assistente esecutivo era complicato e stressante stampare e spedire questi pacchetti”, osserva Jacquet. “Si tratta di documenti altamente riservati; non possono restare sulla stampante o appoggiati su una scrivania. Se la carta nella stampante si incastra, non si può chiamare chiunque per farsi aiutare a tirarla fuori.”

Oodrive Meet recapita una singola versione dei documenti ai membri del consiglio semplicemente cliccando su un pulsante, garantendo la riservatezza per mezzo di un’infrastruttura di massima sicurezza e del tracciamento forense dell’utilizzo. “Se c’è una modifica nella documentazione dopo che l’abbiamo inviata, possiamo mandare a tutti la variazione in modo chiaro e ordinato”, nota Jacquet. “La gestione è facile e in questo modo tutti hanno accesso all’ultima versione”. Invece di stampare centinaia di fogli di carta per ogni riunione, Orange Belgium fornisce la documentazione in un’unica posizione online di facile accesso, in modo che i membri del consiglio abbiano tutti i documenti ricercabili a disposizione quando è necessario.

“La cosa che preferisco di Oodrive Meet è l’opinione della mia assistente” afferma Jacquet. “È felicissima di non avere più la preoccupazione di stampare documenti riservati. Risparmia mezza giornata di lavoro, per non parlare della maggiore tranquillità nel suo lavoro”.

Sicurezza e fiducia

 

Qualsiasi strumento è efficace solo se viene usato e le soluzioni eccessivamente complicate spesso incontrano resistenze. Come formazione iniziale, Jacquet e la sua assistente hanno avuto una spiegazione di 30 minuti da parte di un collega, che ha mostrato loro come aggiungere utenti, allegare e gestire i documenti nella piattaforma, inviare richieste di riunioni e stilare un ordine del giorno. “La possibilità dell’anteprima è stata molto rassicurante”, commenta Jacquet. “Prima di spedire qualcosa, si può vedere esattamente che aspetto avrà per i destinatari. Quando si inviano materiali riservati ai membri del consiglio, è necessario fare tutti i dovuti controlli anticipatamente”.

Applicando la brand identity di Orange Belgium, Oodrive Meet si inserisce in modo naturale nell’ecosistema dell’azienda. “Conferirgli l’aspetto di un ambiente customizzato contribuisce a trasmettere fiducia”, afferma Jacquet. “Anche la user experience è ottima; la piattaforma è assolutamente intuitiva, chiara e ordinata. Dà sicurezza agli utenti.”

“È una questione di fiducia. È questa fiducia che ci consente di operare all’unisono.”
Jelle Jacquet ,
vicedirettrice del personale, Orange Belgium

Sicurezza e fiducia

 

Qualsiasi strumento è efficace solo se viene usato e le soluzioni eccessivamente complicate spesso incontrano resistenze. Come formazione iniziale, Jacquet e la sua assistente hanno avuto una spiegazione di 30 minuti da parte di un collega, che ha mostrato loro come aggiungere utenti, allegare e gestire i documenti nella piattaforma, inviare richieste di riunioni e stilare un ordine del giorno. “La possibilità dell’anteprima è stata molto rassicurante”, commenta Jacquet. “Prima di spedire qualcosa, si può vedere esattamente che aspetto avrà per i destinatari. Quando si inviano materiali riservati ai membri del consiglio, è necessario fare tutti i dovuti controlli anticipatamente”.

Applicando la brand identity di Orange Belgium, Oodrive Meet si inserisce in modo naturale nell’ecosistema dell’azienda. “Conferirgli l’aspetto di un ambiente customizzato contribuisce a trasmettere fiducia”, afferma Jacquet. “Anche la user experience è ottima; la piattaforma è assolutamente intuitiva, chiara e ordinata. Dà sicurezza agli utenti.”

Collaborazione facile a documenti riservati

I membri del consiglio hanno immediatamente sposato il cambiamento. “I documenti erano chiari e spediti in modo tempestivo; i partecipanti erano ben preparati per le riunioni”, osserva Jacquet. “Non c’erano problemi e, nell’ambito della riunione stessa, i membri del consiglio hanno menzionato che essere passati a Oodrive Meet era stata la scelta giusta”.

 

Ora il team sta provando le funzionalità di collaborazione per preparare la documentazione velocemente. Con Oodrive Meet, si possono modificare gli ordini del giorno, creare documenti in collaborazione e vedere tutto ciò che è stato fatto, quello che è stato condiviso e quanto resta ancora da fare nello stesso posto: ciò che serve per lavorare velocemente in un ambiente protetto e sicuro.

 

“È una questione di fiducia”, commenta Jacquet. “I nostri membri del consiglio devono potersi fidare degli strumenti per usarli, io devo fidarmi che siano sicuri e gli assistenti devono poter fare affidamento su di essi per lavorare efficacemente. È questa fiducia che ci consente di operare all’unisono.”

Gestione delle versioni facile

Evita discussioni e confusione con modifiche istantanee, gestione dei documenti semplice e notifiche inviate direttamente agli utenti.

Riduce lo spreco di carta

Elimina la necessità di stampare e distruggere centinaia di pagine, nonché i rischi per la sicurezza legati alle copie cartacee.

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