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Rhoni Group

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Il Rhoni Group accelera il suo processo di gestione dei contratti di lavoro grazie a una soluzione di firma online

Con sede a Brignais, nel dipartimento del Rodano, il Rhoni Group propone servizi di facility management adattati alle esigenze delle aziende, appoggiandosi a diverse società. Le sue prestazioni riguardano essenzialmente l’igiene, la manutenzione e la proprietà industriale (Rhonis), oltre ai lavori di costruzione di finitura e alla riqualificazione energetica (Rhonibat). La terza società del gruppo, la Rhon-concept, ha il ruolo di general contractor e di ufficio di progettazione.

Rhoni Group è impegnato da molti anni in un percorso di digitalizzazione completo dei processi aziendali. Il gruppo si basa su un sistema integrato (Sage) per effettuare la maggior parte delle sue operazioni quotidiane in materia di compatibilità, di fatturazione, di risorse umane e di paga. Per completare questa trasformazione, mancava tuttavia un elemento essenziale: la smaterializzazione dei contratti di lavoro, resa possibile grazie alla soluzione di firma elettronica Oodrive Sign.

Per Philippe Galera, Direttore generale del Rhoni Group, la messa in opera della soluzione Oodrive Sign ha permesso al gruppo di perfezionare il suo percorso di digitalizzazione in un contesto post-Covid in cui le regole sono cambiate…senza possibilità di tornare indietro.

Andiamo a vedere come il Rhoni Group ha selezionato Oodrive Sign e come è avvenuta l’implementazione della soluzione.

“Oodrive Sign rappresenta l’ultima tappa del nostro processo di trasformazione: la soluzione è principalmente utilizzata all’interno di Rhonis, ma prevediamo di utilizzarla rapidamente in tutto il gruppo. Una cosa è certa, alla luce dei vantaggi che ci ha portato questo strumento: che non si potrà certo tornare indietro.”
Philippe Galera ,
Direttore generale, Rhoni Group

Il rompicapo della gestione dei contratti di lavoro a distanza

Nel settore del facility management, in cui le professioni sono delocalizzate, la gestione smaterializzata dei contratti rappresenta una sfida importante. All’interno del Rhoni Group la mobilità è la norma e la parte essenziale della comunicazione si fa a distanza tra la sede legale e le diverse sedi, numerose e geograficamente sparse (220 nel dipartimento del Rodano). Il rigore dei processi amministrativi applicati per garantire una buona gestione dei contratti di lavoro ha fatto perdere tempo prezioso alle risorse umane. E poiché la smaterializzazione è stata già messa agli atti per altri documenti amministrativi, in particolare per l’aspetto contrattuale con i clienti, i preventivi, le fatture e le paghe, è stato logico includere i contratti all’interno del processo.

È con questo obiettivo in testa che Philippe Galera è partito alla ricerca di una soluzione di firma elettronica adattata alla esigenze del gruppo. «Non avevamo che una sola esigenza, quella che lo strumento disponesse di un sistema di notifica via SMS. Era necessario inviare facilmente notifiche alle persone che non possedevano un indirizzo di posta elettronica o che, per qualsiasi ragione, non lo volevano comunicare. » Quando avvia il suo benchmark del software sul mercato, viene contattato dal team di Oodrive. «Un commerciale mi ha contattato proprio nel momento in cui stavo esplorando le possibilità offerte dagli strumenti sul mercato. Questo è quello che si chiama tempismo!»

Oodrive Sign contribuisce ad accelerare il processo di firma integrandolo nel flusso di lavoro, garantendo nel contempo la sicurezza dei documenti firmati e il valore probatorio delle firme (nel rispetto della regolamentazione sulla protezione dei dati), nell’ambito di un’infrastruttura affidabile e al riparo da interferenze esterne. La soluzione permette di ottimizzare i processi aziendali, di guadagnare tempo con workflow adattati al settore di attività e di ridurre i costi. È anche l’unica soluzione sul mercato ad avere la funzionalità desiderata dal Rhoni Group: le notifiche sul telefono.

Un’implementazione rapida

L’applicazione della soluzione Oodrive Sign è avvenuta in un periodo di tempo molto breve: in alcune settimane nel mese di gennaio 2022. Philippe Galera racconta del tempismo: «In origine avevamo pianificato un’implementazione nel 2021, durante il periodo post-Covid, ma non è stato possibile per ragioni organizzative. All’inizio del 2022 eravamo dunque di fronte a un imperativo: mettere in atto la soluzione quanto prima.»

Dal 14 gennaio il team Customer Success Management di Oodrive organizza sessioni per la presa del controllo dello strumento di destinazione dell’utente finale, in presenza di Philippe Galera, di Géraldine Royer (la responsabile delle RU) e di Jérémy Pierron (direttore operativo). Si pone quindi una grande sfida: garantire che la soluzione sia adottata e utilizzata quotidianamente! A tale proposito gli utenti riscontrano qualche difficoltà durante i primi test: la comprensione dell’interfaccia richiede un po’ di tempo e alcuni problemi di impostazione costringono a rifare il layout dei contratti di lavoro. Fortunatamente, gli insegnamenti e la reattività del team CSM permettono agli utenti di superare rapidamente il periodo di apprendimento.

«Al momento di applicare il nuovo strumento, ci sono naturalmente ostacoli che si presentano a livello aziendale», sottolinea Philippe Galera. «L’impostazione degli Smartfield [i campi integrati nel documento che riempiono automaticamente] è stata più lunga del previsto. Dopo aver però reso attiva la soluzione e applicato le modifiche, l’accompagnamento di Oodrive ha permesso di implementare rapidamente la soluzione. E oggi Géraldine [Royer] giura che non potrebbe farne a meno! »

“Attraverso Oodrive Sign approfittiamo di una rapidità di esecuzione e di una sicurezza maggiore nella gestione elettronica dei contratti di lavoro. Per noi questo vuol dire una trentina di contratti al mese.”
Philippe Galera ,
Direttore generale, Rhoni Group

Un’implementazione rapida

L’applicazione della soluzione Oodrive Sign è avvenuta in un periodo di tempo molto breve: in alcune settimane nel mese di gennaio 2022. Philippe Galera racconta del tempismo: «In origine avevamo pianificato un’implementazione nel 2021, durante il periodo post-Covid, ma non è stato possibile per ragioni organizzative. All’inizio del 2022 eravamo dunque di fronte a un imperativo: mettere in atto la soluzione quanto prima.»

Dal 14 gennaio il team Customer Success Management di Oodrive organizza sessioni per la presa del controllo dello strumento di destinazione dell’utente finale, in presenza di Philippe Galera, di Géraldine Royer (la responsabile delle RU) e di Jérémy Pierron (direttore operativo). Si pone quindi una grande sfida: garantire che la soluzione sia adottata e utilizzata quotidianamente! A tale proposito gli utenti riscontrano qualche difficoltà durante i primi test: la comprensione dell’interfaccia richiede un po’ di tempo e alcuni problemi di impostazione costringono a rifare il layout dei contratti di lavoro. Fortunatamente, gli insegnamenti e la reattività del team CSM permettono agli utenti di superare rapidamente il periodo di apprendimento.

«Al momento di applicare il nuovo strumento, ci sono naturalmente ostacoli che si presentano a livello aziendale», sottolinea Philippe Galera. «L’impostazione degli Smartfield [i campi integrati nel documento che riempiono automaticamente] è stata più lunga del previsto. Dopo aver però reso attiva la soluzione e applicato le modifiche, l’accompagnamento di Oodrive ha permesso di implementare rapidamente la soluzione. E oggi Géraldine [Royer] giura che non potrebbe farne a meno! »

Rapidità del flusso

L’utilizzo di Oodrive fa risparmiare tempo prezioso ai team delle RU nella gestione dei contratti di lavoro. La soluzione permette di accelerare e di mettere in sicurezza la contrattualizzazione.

Conservazione dei documenti

L’accesso alla cassaforte digitale di Oodrive permette di archiviare i documenti interni in uno spazio sicuro. I dati sono memorizzati su server installati in Francia, soggetti alle normative europee in materia di protezione delle informazioni.

Tracciabilità delle azioni

Tutte le azioni compiute all’interno di Oodrive Sign (diffusione dei documenti, modifiche, annotazioni, firme) sono registrate e possono essere verificate successivamente. Questa tracciabilità conferisce ai team RU un controllo totale sull’insieme del processo.

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