CFE

CFE
Solutions offered

De groep CFE optimaliseert zijn strategievergaderingen met een gebruiksvriendelijke beveiligde Board Room

De groep CFE is een grote Belgische industriële groep. De groep is verdeeld in vier segmenten. Dit zijn de vier segmenten waarmee CFE aan de toekomst wil bouwen en zo het dagelijkse leven van honderdduizenden mensen veranderen (en verbeteren).

De afgelopen 20 jaren maakte de groep een snelle groei door aan de hand van acquisities en fusies die bijdroegen tot versterkte activiteiten. Voor Reginald Cartuyvels, IT Business Partner Partner bij CFE, brengt deze snelle groei een grote uitdaging met zich mee: de digitalisering moet dit ritme kunnen volgen en zich weten aan te passen aan de behoeften van de vakgebieden en aan de strategische uitdagingen. «Het is mijn taak om de IT-oplossingen in kaart te brengen die voorzien in geavanceerde business-behoeften met het oog op de digitalisering en de vereenvoudiging van de bedrijfsprocessen». In deze context ging hij op zoek naar een virtuele Board Room oplossing om de reeks tools te vervangen die niet langer geschikt waren voor de problematiek van de groep: het eenvoudig maar ook veilig organiseren van strategievergaderingen.

«Met Oodrive Meet kunnen de bestuurders top management vergaderingen, audit-, risico- of remuneratiecomités en bestuursvergaderingen enz. voorbereiden – met de veiligste en vertrouwelijkste condities, ook voor mobiele applicaties», benadrukt Reginald Cartuyvels.

We kijken even naar de behoeften waarin Oodrive Meet zullen voorzien voor de groep CFE en op welke manier dit werd gerealiseerd.

“De Oodrive oplossing die momenteel wordt gebruikt in het kader van ons contractbeleid en vastgoedontwikkeling is duidelijk onmisbaar geworden voor ons.”
Reginald Cartuyvels ,
IT Business Partner, Groep CFE
CFE

Strategievergaderingen organiseren in een eenvoudige en veilige omgeving

Strategievergaderingen stellen hoge eisen aan vertrouwelijkheid en veiligheid, waarin de bedrijven moeten voorzien door voor de juiste middelen te kiezen. De groep CFE maakte jarenlang gebruik van de beveiligde documentbeheeroplossing DOCOVA voor overheidsinstellingen in combinatie met IBM Notes voor messaging en bestanden delen en met Polycom voor de videoconferenties. Na de datamigratie naar Outlook en Office 365 kwam de implementatie van een nieuwe tool ter sprake. Volgens Reginald Cartuyvels gaf «de overstap naar Office 365 aanleiding om te zoeken naar een nieuwe oplossing die kon voldoen aan al onze verwachtingen op het gebied van gebruiksgemak, toegankelijkheid voor mobiele apparaten, veiligheid en kosten».

Intern was iedereen het erover eens dat er verandering moest komen. Sommigen keken naar de standaard applicaties van Microsoft en anderen naar middelen die reeds gebruikt werden door zustermaatschappijen van de groep. Het IT-team besloot naar een geheel nieuwe oplossing te zoeken. Men ontdekte dat Oodrive Meet en een van de oplossingen op de maakt precies de functies aanbood waarnaar de groep op zoek was: eenvoudig aan te leren, toegankelijk voor alle mobiele apparaten, vertrouwelijke uitwisselingen en beveiliging van documenten.

Oodrive Meet werd ontwikkeld om het organiseren en plannen van strategievergaderingen te vereenvoudigen door bestuurders een veilige virtuele ruimte te bieden met alle nodige functies om de voorbereiding ervan te optimaliseren: rechten beheren en toewijzen, uitnodigingen verzenden, documenten verzamelen (die de deelnemers kunnen raadplegen, wijzigen of van aantekeningen kunnen voorzien afhankelijk van hun rechten), stemsysteem, integratie van Microsoft Teams voor videoconferenties enz.

Een snelle uitrol en onmiddellijk operationeel

Toen de juiste oplossing eenmaal was gevonden deed er zich een andere uitdaging voor: de uitrol moest binnen de kortste termijnen plaatsvinden. De comités en de board meetings vinden ongeveer elke drie maanden plaats. Het IT-team beschikte over slechts enkele weken om de nieuwe tool op te zetten en de voorbereiding van de eerstvolgende vergadering op tijd af te ronden.

Dankzij de creativiteit van de Customer Success Managers van Oodrive werd de oplossing flexibel en efficiënt uitgerold. Reginald Cartuyvels vertelt hoe het ging : «Het duurde ongeveer twee maanden tussen de «go» aan Oodrive en het moment waarop wij begonnen te werken met Oodrive Meet. In de tussentijd hebben wij de gearchiveerde documenten gemigreerd, opleidingen georganiseerd voor de hoofdgebruikers en erop toegezien dat het aanleren van de tool door de eindgebruikers probleemloos verliep. Er waren in het begin enkele aanpassingen nodig voor de start, maar de tool werd algemeen aanvaard. Er waren geen lange opleidingssessies nodig en de hoofdgebruikers gaven antwoord op de weinige vragen die er door de werknemers werden gesteld.

Momenteel wordt Oodrive Meet gebruikt door een honderdtal interne en externe gebruikers en beheerd door een tiental beheerders. Dankzij de geavanceerde toegangsbeheer kunnen er inlogprofielen worden toegewezen afhankelijk van de gebruiksbestemmingen en kunnen deze zeer eenvoudig worden verwijderd of gewijzigd in geval van veranderingen.

Hoewel de gevolgen van een oplossing van deze aard moeilijk kunnen worden gemeten zijn er enkele onmiskenbaar positieve tekens. In de woorden van Reginald Cartuyvels : «De gebruikers hebben weinig problemen met hun dagelijks gebruik van Oodrive Meet. Dat is volgens mij het beste bewijs van het succes van deze tool. Zozeer zelfs dat wij ook andere soorten vergaderingen willen integreren !»

“Oodrive Meet is een echte ‘game changer’. De oplossing is zowel ‘user-friendly’ voor bestuurders als voor eindgebruikers. Dankzij het rechtenbeheer geassocieerd aan een volledige mobiliteit draagt de oplossing bij tot het veranderen van gewoonten - wat ontegenzeggelijk positieve gevolgen met zich meebrengt.”
Reginald Cartuyvels ,
IT Business Partner, Groep CFE
CFE

Een snelle uitrol en onmiddellijk operationeel

Toen de juiste oplossing eenmaal was gevonden deed er zich een andere uitdaging voor: de uitrol moest binnen de kortste termijnen plaatsvinden. De comités en de board meetings vinden ongeveer elke drie maanden plaats. Het IT-team beschikte over slechts enkele weken om de nieuwe tool op te zetten en de voorbereiding van de eerstvolgende vergadering op tijd af te ronden.

Dankzij de creativiteit van de Customer Success Managers van Oodrive werd de oplossing flexibel en efficiënt uitgerold. Reginald Cartuyvels vertelt hoe het ging : «Het duurde ongeveer twee maanden tussen de «go» aan Oodrive en het moment waarop wij begonnen te werken met Oodrive Meet. In de tussentijd hebben wij de gearchiveerde documenten gemigreerd, opleidingen georganiseerd voor de hoofdgebruikers en erop toegezien dat het aanleren van de tool door de eindgebruikers probleemloos verliep. Er waren in het begin enkele aanpassingen nodig voor de start, maar de tool werd algemeen aanvaard. Er waren geen lange opleidingssessies nodig en de hoofdgebruikers gaven antwoord op de weinige vragen die er door de werknemers werden gesteld.

Momenteel wordt Oodrive Meet gebruikt door een honderdtal interne en externe gebruikers en beheerd door een tiental beheerders. Dankzij de geavanceerde toegangsbeheer kunnen er inlogprofielen worden toegewezen afhankelijk van de gebruiksbestemmingen en kunnen deze zeer eenvoudig worden verwijderd of gewijzigd in geval van veranderingen.

Hoewel de gevolgen van een oplossing van deze aard moeilijk kunnen worden gemeten zijn er enkele onmiskenbaar positieve tekens. In de woorden van Reginald Cartuyvels : «De gebruikers hebben weinig problemen met hun dagelijks gebruik van Oodrive Meet. Dat is volgens mij het beste bewijs van het succes van deze tool. Zozeer zelfs dat wij ook andere soorten vergaderingen willen integreren !»

Oodrive Meet

Gebruiksgemak

Zowel gebruikers als bestuurders leren de tool snel aan omdat de functies gebruiksvriendelijk zijn en de processen gemakkelijk worden geïntegreerd.

Dataveiligheid

Men beschikt over een zeer veilige omgeving met versleutelde sessies en inhoud, geavanceerde authenticatiesystemen en datahosting in Europese datacentra.

Mobiele toegankelijkheid

De tool is toegankelijk voor alle apparaten (desktop, smartphone, tablet) via een eenvoudige internetverbinding, zodat alle documenten op mobiele apparaten kunnen worden ingezien.

Nu downloaden

Vul het onderstaande formulier in en download jouw gratis exemplaar.

Dank u!

Teamwork
begint met vertrouwen

Ontdek hoe jouw onderneming gevoelige gegevens kan beveiligen zonder trager te werken.

Per sector

Financiële Diensten

Kritieke infrastructuur

Gezondheidszorg

Overheid

Energy

Luchtvaart & defensie

Per afdeling

Marketing & Inkoop

R&D en techniek

Risicobeheer & compliance

Finance

Legal

Human Resources

Informatiebeveiliging