Een snelle uitrol en onmiddellijk operationeel

Toen de juiste oplossing eenmaal was gevonden deed er zich een andere uitdaging voor: de uitrol moest binnen de kortste termijnen plaatsvinden. De comités en de board meetings vinden ongeveer elke drie maanden plaats. Het IT-team beschikte over slechts enkele weken om de nieuwe tool op te zetten en de voorbereiding van de eerstvolgende vergadering op tijd af te ronden.

Dankzij de creativiteit van de Customer Success Managers van Oodrive werd de oplossing flexibel en efficiënt uitgerold. Reginald Cartuyvels vertelt hoe het ging : «Het duurde ongeveer twee maanden tussen de «go» aan Oodrive en het moment waarop wij begonnen te werken met Oodrive Meet. In de tussentijd hebben wij de gearchiveerde documenten gemigreerd, opleidingen georganiseerd voor de hoofdgebruikers en erop toegezien dat het aanleren van de tool door de eindgebruikers probleemloos verliep. Er waren in het begin enkele aanpassingen nodig voor de start, maar de tool werd algemeen aanvaard. Er waren geen lange opleidingssessies nodig en de hoofdgebruikers gaven antwoord op de weinige vragen die er door de werknemers werden gesteld.

Momenteel wordt Oodrive Meet gebruikt door een honderdtal interne en externe gebruikers en beheerd door een tiental beheerders. Dankzij de geavanceerde toegangsbeheer kunnen er inlogprofielen worden toegewezen afhankelijk van de gebruiksbestemmingen en kunnen deze zeer eenvoudig worden verwijderd of gewijzigd in geval van veranderingen.

Hoewel de gevolgen van een oplossing van deze aard moeilijk kunnen worden gemeten zijn er enkele onmiskenbaar positieve tekens. In de woorden van Reginald Cartuyvels : «De gebruikers hebben weinig problemen met hun dagelijks gebruik van Oodrive Meet. Dat is volgens mij het beste bewijs van het succes van deze tool. Zozeer zelfs dat wij ook andere soorten vergaderingen willen integreren !»