/
/
Ascencio

Ascencio

Ascencio - Logo
Solutions offered

Hoe digitaliseerde Ascencio zijn governance-vergaderingen

Ascencio, dat in 2006 werd opgericht is een Gereglementeerde Vastgoedvennootschap (openbare GVV) gevestigd in Brussel. Onze specialiteit zijn investeringen in winkelruimtes die zich kenmerken door een hybride portefeuille met een mix van supermarkten en retailparken (zones met winkelactiviteiten meestal gelegen aan de stadsrand). Wij zijn voornamelijk actief in België en Frankrijk met belangen in Spanje. Het bedrijf bestaat uit 18 medewerkers en beheert een honderdtal gebouwen (450.000 m2 aan winkelruimtes) en geneert een jaarlijks huurinkomen van meer dan 46 miljoen euro.

Bij Ascencio is het organiseren (en beheren) van de governance-vergaderingen een hele opgave. Er worden elk jaar een dertigtal vergaderingen gehouden: raad van bestuur, investeringscomité, auditcomité, benoemings- en beloningscomité. Hun voorbereiding neemt veel tijd in beslag, voornamelijk vanwege handmatige handelingen: handmatig coderen, documenten en booklets afdrukken, mails verzenden aan de deelnemers. Stéphanie Vanden Broecke benadrukt: “het was hoog tijd om met digitaliseren te beginnen en wij kozen voor Oodrive om ons te begeleiden in de aanpak ervan”.

Dankzij de opgedane ervaring die veel informatie opleverde was Ascencio in staat om 15 werkdagen per jaar te besparen, zijn processen voor het organiseren van de governance-vergaderingen te verbeteren en zijn papiergebruik en postverkeer drastisch te verminderen.

"Oodrive Meet hielp ons om problemen bij het digitaliseren op te lossen door onze processen voor het verzenden van uitnodigingen en het organiseren van strategievergaderingen te optimaliseren."
Stéphanie Vanden Broecke ,
Secretary General & General Counsel bij Ascencio

Strategievergaderingen digitaliseren: een grote uitdaging

Bij Ascencio kost de voorbereiding van de governance-vergaderingen veel tijd geteld in volle dagen per jaar. De organisatoren moeten de agenda handmatig coderen in Outlook, uitnodigingen opmaken in Word- en PDF-formaat, documenten voor de deelnemers (agendapunten, machtigingen, bijlagen enz.) afzonderlijk afdrukken, een booklet maken bestemd voor de leden van de verschillende comités en als laatste de notulen van de vergadering opmaken zodra deze is beëindigd.

Dit proces is niet alleen eentonig maar kost ook veel tijd en geld en brengt extra risico’s met zich mee. Elk comité genereert gemiddeld 10 documenten die per post of via DHL worden verzonden, en in urgente gevallen soms met koerierdiensten. Door de omvang van deze procedures zijn wijzigingen zeer moeilijk en tijdverslindend voor de medewerkers. Gevoelige documenten worden gedeeld met de deelnemers bij gebrek aan een veiligheidsoverlay, wat leidt tot meer latente vertrouwelijkheidsrisico’s.

Het is om deze redenen dat de transitie naar een digitale oplossing voor het organiseren van governance-vergaderingen noodzakelijk werd.

  • Voor de medewerkers is het doel de voorbereiding en de verspreiding van documenten te vereenvoudigen, de tijd te verkorten voor het afdrukken, vergaren en verzenden van booklets en over meer flexibiliteit te beschikken, bijvoorbeeld voor het aanbrengen van wijzigingen op het laatste moment.
  • Voor de deelnemers gaat het erom de informatiemiddelen over de vergaderingen te centraliseren, deze op elk gewenst moment te kunnen gebruiken, met elk type apparaat en toegang te hebben tot de historie van de documenten. Voor het rendement op investering gaat het vooral om het beveiligen van het delen van gevoelige data en het naleven van de GDPR.

Voor Stéphanie Vanden Broecke heeft het implementeren van de Oodrive Meet tool aan al deze voorwaarden voldaan. “De oplossing bood ons de nodige flexibiliteit en voorzag in de organisatie van het werk in het kader van de coronacrisis. De documenten waren voortdurend bereikbaar met behulp van verschillende apparatuur, wat het werk van de medewerkers aanzienlijk verlichtte, die zeker waren van een absolute vertrouwelijkheid, een beveiligde gegevensopslag en risicoloze verzendingen.”

Oodrive Meet, de digitaliseringsoplossing die voorziet in alle organisatiebehoeften van Ascencio

“De samenwerking met Oodrive verliep onder de best mogelijke omstandigheden”, aldus Stéphanie. Ondanks enkele bezwaren vooraf voornamelijk aan de kant van enkele comitéleden die twijfels hadden over het veranderen van hun gewoonten, verliep het aanleren van deze nieuwe tool snel en gladjes. “In amper een halve dag werden de medewerkers klaargestoomd voor de oplossing!”

Met Oodrive Meet worden de vergaderingen voortaan vanuit een enkele plaats en met enkele gebaren voorbereid: het coderen van de agendapunten en de uitnodigingen, het samenstellen van de agenda en het koppelen van de documenten (er altijd opletten dat de meest recente versies worden gebruikt), het verzenden van de uitnodigingen en de digitale booklets. Voor de deelnemers betekent dit dat zij documenten kunnen raadplegen, van notities voorzien en de historie van de comités kunnen volgen op de agenda.

Er werd al snel resultaat geboekt. Vanaf de inbedrijfneming van Oodrive Meet kon het bedrijf bezuinigen op:

  • werkdagen (een halve voorbereidingsdag per vergadering, in totaal 15 volle dagen per jaar),
  • de tijd die wordt besteed aan het verzenden van uitnodigingen en booklets,
  • afdrukken op papier (tot nul teruggebracht),
  • verzendingen per post (de documenten worden online gedeeld via de tool).

Bij Ascencio kost het organiseren van een governance-vergadering voortaan… nul euro! En dit zonder de voordelen voor de planeet mee te tellen: een resultaat dat aansluit op het MVO-beleid van het bedrijf.

Naast deze concrete voordelen (en een positief ROI) moet er nog rekening worden gehouden met een andere dimensie – geoptimaliseerde processen en meer flexibiliteit voor de medewerkers. Hierover heeft Stéphanie Vanden Broecke het volgende te zeggen: “Oodrive Meet heeft onze manier van werken volledig veranderd. Dit is een enorme stap vooruit op het gebied van organisatie, soepelheid en veiligheid. Het is zeker dat we niet meer terug willen gaan!”

"De oplossing bood ons de nodige flexibiliteit en voorzag in de organisatie van het werk in het kader van de coronacrisis"
Stéphanie Vanden Broecke ,
Secretary General & General Counsel bij Ascencio
Ascencio

Oodrive Meet, de digitaliseringsoplossing die voorziet in alle organisatiebehoeften van Ascencio

“De samenwerking met Oodrive verliep onder de best mogelijke omstandigheden”, aldus Stéphanie. Ondanks enkele bezwaren vooraf voornamelijk aan de kant van enkele comitéleden die twijfels hadden over het veranderen van hun gewoonten, verliep het aanleren van deze nieuwe tool snel en gladjes. “In amper een halve dag werden de medewerkers klaargestoomd voor de oplossing!”

Met Oodrive Meet worden de vergaderingen voortaan vanuit een enkele plaats en met enkele gebaren voorbereid: het coderen van de agendapunten en de uitnodigingen, het samenstellen van de agenda en het koppelen van de documenten (er altijd opletten dat de meest recente versies worden gebruikt), het verzenden van de uitnodigingen en de digitale booklets. Voor de deelnemers betekent dit dat zij documenten kunnen raadplegen, van notities voorzien en de historie van de comités kunnen volgen op de agenda.

Er werd al snel resultaat geboekt. Vanaf de inbedrijfneming van Oodrive Meet kon het bedrijf bezuinigen op:

  • werkdagen (een halve voorbereidingsdag per vergadering, in totaal 15 volle dagen per jaar),
  • de tijd die wordt besteed aan het verzenden van uitnodigingen en booklets,
  • afdrukken op papier (tot nul teruggebracht),
  • verzendingen per post (de documenten worden online gedeeld via de tool).

Bij Ascencio kost het organiseren van een governance-vergadering voortaan… nul euro! En dit zonder de voordelen voor de planeet mee te tellen: een resultaat dat aansluit op het MVO-beleid van het bedrijf.

Naast deze concrete voordelen (en een positief ROI) moet er nog rekening worden gehouden met een andere dimensie – geoptimaliseerde processen en meer flexibiliteit voor de medewerkers. Hierover heeft Stéphanie Vanden Broecke het volgende te zeggen: “Oodrive Meet heeft onze manier van werken volledig veranderd. Dit is een enorme stap vooruit op het gebied van organisatie, soepelheid en veiligheid. Het is zeker dat we niet meer terug willen gaan!”

De voordelen van Oodrive Meet

Gebruiksgemak

Eenvoudig toegankelijke en gebruiksvriendelijke oplossing: alles gebeurt op dezelfde plaats. Het gebruik van de tool beperkt het behandelen van gevoelige data, waardoor de kans op informatielekken wordt verkleind.

Bedrijfsprocessen optimaliseren

Vereenvoudigd voorbereiden en verloop van strategievergaderingen. Een vlottere organisatie voor alle deelnemende partijen (assistenten, deelnemers en rendement op investering).

Meer efficiëntie

Meer efficiëntie en productiviteit: minder tijd benodigd voor het coderen, afdrukken en verzenden van documenten. Grotere flexibiliteit voor optimaal samenwerken.

Nu downloaden

Vul het onderstaande formulier in en download jouw gratis exemplaar.

Dank u!

Teamwork
begint met vertrouwen

Ontdek hoe jouw onderneming gevoelige gegevens kan beveiligen zonder trager te werken.

Per sector

Financiële Diensten

Kritieke infrastructuur

Gezondheidszorg

Overheid

Energy

Luchtvaart & defensie

Per afdeling

Marketing & Inkoop

R&D en techniek

Risicobeheer & compliance

Finance

Legal

Human Resources

Informatiebeveiliging