Documenten verzenden als voorbereiding op een bestuursvergadering is essentieel voor corporate governance, maar correct omgaan met fysieke exemplaren van vertrouwelijke documenten is al lang een uitdaging. Voor de remuneratiecommissie van Orange België werden de documenten enkele dagen voor elke bestuursvergadering als e-mailbijlagen verzonden, en op de dag zelf werd hetzelfde materiaal in papieren bundels van 30 pagina’s uitgedeeld. Maar digitale kopieën naar externe servers sturen bracht mogelijke beveiligingsrisico’s met zich mee, en op die manier kon Orange België het gebruik van de documenten niet traceren. Bovendien kon de verspreiding van twee documentkopieën voor verwarring en frustratie zorgen als er voor het afdrukken nog iets in de bestanden werd gewijzigd.
“De assistent vond het stressvol om die bundels telkens af te drukken en te verzenden”, vertelt Jacquet. “Die documenten zijn uiterst vertrouwelijk en mogen dus niet gewoon op de printer of een bureau blijven liggen. En als de printer vastloopt, wie kun je er dan bijhalen voor hulp?”
Oodrive Meet bezorgt de bestuursleden met een druk op de knop één versie van de documenten, waarbij de vertrouwelijkheid verzekerd is door de ultraveilige infrastructuur en forensische gebruikstracering. “Als er iets in de documenten wordt veranderd nadat we ze hebben verzonden, kunnen we daarna de bijgewerkte versie op een nette, duidelijke manier naar iedereen sturen”, zegt Jacquet. “Dankzij dat eenvoudige systeem heeft iedereen altijd toegang tot de nieuwste versie.” In plaats van honderden papieren vellen te printen voor elke vergadering, stelt Orange België de documentatie ter beschikking op een makkelijk toegankelijke online locatie. Zo hebben de bestuursleden alles bij de hand en kunnen ze de documenten doorzoeken wanneer nodig.
“Wat ik het mooist vind aan Oodrive Meet? Dat is de feedback van mijn assistent”, gaat Jacquet verder. “Ze is dolblij dat ze dat stressvolle proces om vertrouwelijke documenten te printen, helemaal achterwege kan laten. Dat bespaart haar een halve werkdag tijd én heel wat kopzorgen.”
