Snelle inbedrijfstelling

De eerste contacten met Oodrive leidden al snel tot een demonstratie en vervolgens tot een offerte aan hun klant OXITIA. En verliepen minder dan twee maanden tussen de demonstratie van de oplossing en het opzetten van het productieproces: een extreem snelle uitvoering die inspeelde op de behoeften van de klant, onder het wakend oog van het Customer Success team van Oodrive. In de tussentijd werden er workshops georganiseerd voor een goede kennis van de functies met name de “Smartfields”, die het meesterwerk van de tool zijn.

De positieve ervaring wierp al zeer snel resultaten af. In de eerste drie maanden van het gebruik werd bijna 50% van de nieuwe overeenkomsten op afstand ondertekend. De meeste medewerkers beheersen de tool en gebruiken deze dagelijks, met een tevredenheidspercentage van 100% voor de klanten. Tegelijkertijd werd er een retroactieve documentatiecampagne gestart om het bestaande documentenvolume te dematerialiseren: tot op heden is 20% van de overeenkomsten al gedigitaliseerd.

Overtuigende resultaten

Dit zijn niet alle voordelen van deze tool. Oodrive Sign maakte het niet alleen mogelijk om de processen te dematerialiseren maar verbeterde ze zelfs. “Onze klant is erin geslaagd om de tijd die wordt besteed aan het bewerken van documenten aanzienlijk te verminderen: het zijn er minder, ze zijn minder dik, en worden digitaal opgeslagen in de oplossing“, aldus Benjamin Larroque. “Door gebruik te maken van automatisch ingevulde modellen heeft men slechts twee minuten nodig om een te ondertekenen document te verzenden. Wat de lopende aanvragen betreft worden deze stapsgewijs gevolgd op een zeer intuïtief overzichtsscherm.“

Uiteindelijk heeft de invoer van elektronische handtekeningen bij de klant OXITIA bijgedragen tot het verhogen van het aantal ondertekende documenten, het bieden van een globaal overzicht van de uitwisselingen en hun voortgang aan de medewerkers, het vereenvoudigen van de procedures… en het verkleinen van de koolstofvoetafdruk van het bedrijf in het kader van zijn MVO-beleid.

Voor Benjamin Larroque is de ervaring daarom meer dan geslaagd. “Oodrive Sign heeft onze verwachtingen overtroffen. Door de eenvoudige inbedrijfstelling, het snel aanleren door eindgebruikers, het simpel instellen en het goed uitgedachte bedrijfsmodel is dit een onmisbare oplossing geworden. Wij hebben voortaan als doel om vaardigheden met deze tool uit te breiden om ze aan andere klanten voor te stellen om het gebruik ervan te industrialiseren en zoveel mogelijk personen ervan te laten profiteren!“