De problemen van het beheren van arbeidsovereenkomsten op afstand

In de facility management sector, waar de activiteiten worden uitbesteed, is het gedematerialiseerd beheren van overeenkomsten een grote uitdaging. Bij de Rhoni Group is mobiliteit de norm en de meeste communicatie vindt op afstand plaats tussen het hoofdkantoor en de vele verschillende vestigingen met een grote geografische spreiding (220 in het Rhône departement). Er werden strenge administratieve processen opgezet voor het goede beheer van de arbeidsovereenkomsten, waarin Personeelszaken veel kostbare tijd moest steken. Aangezien er al was begonnen met de dematerialisatie voor andere administratieve documenten – met name klantencontracten, offertes, facturen en loonstroken – was het logisch ook interne overeenkomsten op te nemen in dit proces.

Met deze doelstelling ging Philippe Galera op zoek naar een elektronische handtekeningoplossing die aansluit op de behoefte van de groep. “Wij stellen slechts één eis, namelijk dat de tool beschikt over een SMS-notificatiesysteem. Personen die geen e-mailadres hebben, ongeacht om welke reden, en die niet willen communiceren moeten eenvoudig bereikt kunnen worden. Nadat hij was begonnen met zoeken naar software op de markt, werd hij gecontacteerd door de Oodrive teams. “Een commercieel medewerker nam contact met me op juist op het moment dat ik op zoek was naar de op de markt verkrijgbare tools. De timing was uitstekend!”

Oodrive Sign droeg bij tot het versnellen van het ondertekeningsproces door het ondertekenen te integreren in de workflow en de veiligheid van de ondertekende documenten te verzekeren door de garanderen dat de handtekeningen juridisch volwaardig waren (met inachtneming van de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens), binnen een betrouwbare infrastructuur en beschermd tegen externe interferentie. Met deze oplossing kunnen bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd, tijd worden bespaard dankzij workflows die aansluiten op de bedrijfssector en kosten worden verminderd. Het is ook de enige oplossing op de markt die de door Rhoni Group gewenste functies bevat: sms-berichten op de telefoon.