/
/
Rhoni Group

Rhoni Group

Solutions offered

Rhoni Group versnelt zijn beheerprocessen voor arbeidsovereenkomsten dankzij een online ondertekeningsoplossing

Rhoni Group, die is gevestigd te Brignais in het Rhône departement, biedt diensten aan op het gebied van facility management bestemd voor bedrijven die bestaan uit verschillende vennootschappen. De dienstverleningen hebben met name betrekking op hygiëne, onderhoud en reiniging in de industriële sector (Rhonis) en op afbouwactiviteiten en energieterugwinning (Rhonibat). De derde vennootschap van de groep, Rhon-concept, heeft de functie van algemeen aannemer en ontwerpbureau.

Rhoni Group is al enkele jaren bezig met het volledig digitaliseren van zijn bedrijfsprocessen. De groep maakt hierbij gebruik van een geïntegreerd systeem (Sage) voor de meeste dagelijkse operaties op het gebied van boekhouding, facturering, personeelszaken en loonadministratie. Om deze transformatie tot een goed einde te brengen ontbrak er echter nog een essentieel element: de dematerialisatie van arbeidsovereenkomsten die voortaan mogelijk is door de Oodrive Sign oplossing voor elektronische handtekeningen.

Voor Philippe Galera, algemeen directeur van de Rhoni Group, kon de groep zijn digitaliseringsproces voltooien door het implementeren van de Oodrive Sign oplossing in een post-Covid context waarin de regels zijn veranderd… zonder deze ooit weer terug te draaien.

Wij zullen zien hoe Rhoni Group Oodrive Sign koos en hoe het implementeren van de oplossing verliep.

"Oodrive Sign is de laatste fase van ons transformatieproces: de oplossing wordt voornamelijk gebruikt binnen chronisch, maar zal naar verwachting snel worden ingevoerd voor de hele groep. Een ding staat vast, gelet op de voordelen van deze tool willen wij niet meer terug."
Philippe Galera ,
Algemeen directeur, Rhoni Group

De problemen van het beheren van arbeidsovereenkomsten op afstand

In de facility management sector, waar de activiteiten worden uitbesteed, is het gedematerialiseerd beheren van overeenkomsten een grote uitdaging. Bij de Rhoni Group is mobiliteit de norm en de meeste communicatie vindt op afstand plaats tussen het hoofdkantoor en de vele verschillende vestigingen met een grote geografische spreiding (220 in het Rhône departement). Er werden strenge administratieve processen opgezet voor het goede beheer van de arbeidsovereenkomsten, waarin Personeelszaken veel kostbare tijd moest steken. Aangezien er al was begonnen met de dematerialisatie voor andere administratieve documenten – met name klantencontracten, offertes, facturen en loonstroken – was het logisch ook interne overeenkomsten op te nemen in dit proces.

Met deze doelstelling ging Philippe Galera op zoek naar een elektronische handtekeningoplossing die aansluit op de behoefte van de groep. “Wij stellen slechts één eis, namelijk dat de tool beschikt over een SMS-notificatiesysteem. Personen die geen e-mailadres hebben, ongeacht om welke reden, en die niet willen communiceren moeten eenvoudig bereikt kunnen worden. Nadat hij was begonnen met zoeken naar software op de markt, werd hij gecontacteerd door de Oodrive teams. “Een commercieel medewerker nam contact met me op juist op het moment dat ik op zoek was naar de op de markt verkrijgbare tools. De timing was uitstekend!”

Oodrive Sign droeg bij tot het versnellen van het ondertekeningsproces door het ondertekenen te integreren in de workflow en de veiligheid van de ondertekende documenten te verzekeren door de garanderen dat de handtekeningen juridisch volwaardig waren (met inachtneming van de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens), binnen een betrouwbare infrastructuur en beschermd tegen externe interferentie. Met deze oplossing kunnen bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd, tijd worden bespaard dankzij workflows die aansluiten op de bedrijfssector en kosten worden verminderd. Het is ook de enige oplossing op de markt die de door Rhoni Group gewenste functies bevat: sms-berichten op de telefoon.

Snelle implementatie

Het implementeren van de Oodrive Sign oplossing vond plaats in zeer korte tijd: enkele weken in de loop van januari 2022. Philippe Galera komt terug op deze timing: “Aanvankelijk hadden wij de implementatie gepland voor 2021 tijdens de post-covid periode, maar dit was niet mogelijk om organisatorische redenen. Begin 2022 werden we geconfronteerd met een nieuwe dringende reden: de oplossing moest binnen de kortste termijnen operationeel worden.”

Op 14 januari organiseerde het team Succesmanagement voor klanten (CSM) van Oodrive opleidingssessies voor de eindgebruikers van de tool in aanwezigheid van Philippe Galera, Géraldine Royer (HR-manager) en Jérémy Pierron (operationeel directeur). De grootste uitdaging op dat moment was: zich ervan verzekeren dat de oplossing zou worden geaccepteerd en dagelijks gebruikt! De gebruikers ondervonden enkele moeilijkheden tijdens de eerste proeven: het aanleren van de interface duurde enige tijd en door problemen met instellingen moest de lay-out van de arbeidsovereenkomsten worden aangepast. Dankzij de pedagogie en de reactiviteit van het CSM-team waren de gebruikers al snel in staat om met de tool te werken.

“Bij het implementeren van een nieuwe tool zijn er vanzelfsprekend hindernissen aan de kant van de bedrijfsactiviteit” benadrukt Philippe Galera. “Het instellen van de smartfields [de in de documenten opgenomen velden die automatisch worden ingevuld] was langer dan verwacht. Maar toen de oplossing eenmaal was geïmplementeerd en de instellingen waren uitgevoerd, kon de oplossing al snel worden gebruikt dankzij de begeleiding van Oodrive. Géraldine [Royer] zegt dat ze niet meer zonder zou kunnen leven!”

"Met Oodrive Sign beschikken wij over een snelle uitvoeringssnelheid en een grotere veiligheid in het elektronisch beheer van arbeidsovereenkomsten. Voor ons gaat het om een dertigtal overeenkomsten per maand."
Philippe Galera ,
Algemeen directeur, Rhoni Group

Snelle implementatie

Het implementeren van de Oodrive Sign oplossing vond plaats in zeer korte tijd: enkele weken in de loop van januari 2022. Philippe Galera komt terug op deze timing: “Aanvankelijk hadden wij de implementatie gepland voor 2021 tijdens de post-covid periode, maar dit was niet mogelijk om organisatorische redenen. Begin 2022 werden we geconfronteerd met een nieuwe dringende reden: de oplossing moest binnen de kortste termijnen operationeel worden.”

Op 14 januari organiseerde het team Succesmanagement voor klanten (CSM) van Oodrive opleidingssessies voor de eindgebruikers van de tool in aanwezigheid van Philippe Galera, Géraldine Royer (HR-manager) en Jérémy Pierron (operationeel directeur). De grootste uitdaging op dat moment was: zich ervan verzekeren dat de oplossing zou worden geaccepteerd en dagelijks gebruikt! De gebruikers ondervonden enkele moeilijkheden tijdens de eerste proeven: het aanleren van de interface duurde enige tijd en door problemen met instellingen moest de lay-out van de arbeidsovereenkomsten worden aangepast. Dankzij de pedagogie en de reactiviteit van het CSM-team waren de gebruikers al snel in staat om met de tool te werken.

“Bij het implementeren van een nieuwe tool zijn er vanzelfsprekend hindernissen aan de kant van de bedrijfsactiviteit” benadrukt Philippe Galera. “Het instellen van de smartfields [de in de documenten opgenomen velden die automatisch worden ingevuld] was langer dan verwacht. Maar toen de oplossing eenmaal was geïmplementeerd en de instellingen waren uitgevoerd, kon de oplossing al snel worden gebruikt dankzij de begeleiding van Oodrive. Géraldine [Royer] zegt dat ze niet meer zonder zou kunnen leven!”

Snelle workflow

De HR teams winnen veel kostbare tijd door het gebruik van Oodrive Sign in het Beheer van arbeidsovereenkomsten. Het sluiten van contracten wordt door deze oplossing versneld en beveiligd.

Documenten bewaren

Door de toegang tot de digitale kluis van Oodrive kunnen interne documenten in een beveiligde ruimte worden geactiveerd. De data worden bewaard op servers geïnstalleerd in Frankrijk onder de Europese wetgeving inzake bescherming van informatie.

Traceerbaarheid van de handelingen

Alle handelingen die worden uitgevoerd binnen Oodrive Sign (verspreiding van documenten, wijzigingen, annotaties, handtekeningen enzovoort) worden geregistreerd en kunnen later worden geverifieerd. Deze traceerbaarheid geeft de HR teams een volledige controle over alle processen.

Nu downloaden

Vul het onderstaande formulier in en download jouw gratis exemplaar.

Dank u!

Teamwork
begint met vertrouwen

Ontdek hoe jouw onderneming gevoelige gegevens kan beveiligen zonder trager te werken.

Per sector

Financiële Diensten

Kritieke infrastructuur

Gezondheidszorg

Overheid

Energy

Luchtvaart & defensie

Per afdeling

Marketing & Inkoop

R&D en techniek

Risicobeheer & compliance

Finance

Legal

Human Resources

Informatiebeveiliging